Dichas aportaciones que hacen el trabajador y el patrón por ley garantizan la seguridad social y conforman un patrimonio para el retiro, cesantía y vejez. En ese sentido, cada trabajador posee una cuenta individual.

Toda esta información periódica debe aparecer en el recibo de nómina con el concepto “IMSS” o “Seguro Social”. Aunque el cálculo requiere de muchos datos y podría ser abrumador por la cantidad de colaboradores, verás que es muy sencillo. Te explicamos el paso a paso

Cuotas del IMSS o deducciones

El IMSS proporciona 5 coberturas a los trabajadores inscritos al seguro social:

1. Seguro de enfermedades y maternidad.
2. Seguro de riesgos de trabajo.
3. Seguro de invalidez y vida.
4. Seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.
5. Guarderías y prestaciones sociales.

Entonces, las aportaciones obrero patronales cubren las primas de cada uno de estos seguros.

¿Cuánto hay que pagar?

Las empresas deben calcular el Salario Base de Cotización (SBC) del empleado para el cálculo de cuotas del IMSS. 

Además, se toma como referencia económica la Unidad de Medida de Actualización (UMA). En 2023, el valor diario de la UMA es de $103,74 pesos, el valor mensual es de $3,153 pesos y el anual es de $37,844 pesos. Estas cuotas se pagan entre el día 1 y 17 de cada mes (a mes vencido), no lo olvides.

Con esos datos se determina la prima a pagar para los cinco seguros mencionados. 

Cómo se calculan las cuotas del IMSS a pagar

La forma en la que se calcula el SBC es simple. Antes de empezar, considera:

• Salario base de cotización de cada empleado
• UMA
• Porcentajes fijados por la Ley del Seguro Social en cuanto a seguros y prestaciones sociales brindados a los empleados.

Primero se toma el salario anual del trabajador. El SBC es lo que cobra el empleado en un día. Dentro de este pago se incluyen las horas trabajadas, gratificaciones, comisiones, habitación y alimentación.

Cuando el salario del empleado es menor al salario mínimo aplicable, se toma en consideración el valor del salario mínimo como base para el cálculo de la cuota.

Cuando el salario supera la suma de UMA por 25 veces, se considera éste como último valor para el cálculo de la cuota.

La fórmula para calcular el SBC = SALARIO DIARIO X FACTOR DE INTEGRACIÓN

Para obtener el valor del salario diario se divide la suma que el empleado cobra entre la cantidad de días. Para el factor de integración se considera la fórmula:

FACTOR DE INTEGRACIÓN: (365 DÍAS DEL AÑO + (DÍAS DE VACACIONES X 25% DE PRIMA VACACIONAL) + DÍAS DE AGUINALDO ) / 365 DÍAS DEL AÑO

Ya obtenido el Salario Base de Cotización, se pasa a calcular las cuotas de la siguiente manera.

Seguro de riesgo de trabajo

Determina la clase de riesgo de trabajo. Esta información aparece en el Reglamento de la ley del seguro social en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización y las clases.

Seguro de enfermedades y maternidad

La cuota fija por parte del patrón es del 20% de la UMA mensual. Para hacer los cálculos de prestaciones en dinero, se toma como referencia el salario base de cotización (SBC) del trabajador. Corresponde al trabajador: 0.250% del SBC y corresponde al patrón: 0.700% del SBC.

Seguro de invalidez y vida

Este seguro se cubre por ambas partes, tanto patrón como trabajador. Corresponde al trabajador: 0.625% del SBC y corresponde al patrón: 1.75% del SBC.

Seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez

El patrón debe aportar, tanto para el retiro como para la vejez, una cuota de 6.150% del salario base de cotización del trabajador. 

Recuerda: a partir de enero de 2023 estas aportaciones patronales aumentan de manera gradual. En ese sentido, debes fijarte en la tabla establecida del Salario Base de Cotización del trabajador en la Ley del Seguro Social.

*Salario Mínimo

** Unidad de Medida y Actualización

Seguro de guarderías y prestaciones sociales

En el caso del seguro de guarderías y prestaciones sociales, el patrón debe cubrir el 1% adicional al salario base de cotización que tiene el trabajador.

Cómo se calcula para salario mínimo

Para el año 2023 quedó establecido el salario mínimo para la República Mexicana en $207.44 para el Área General. En la Zona Libre de la Frontera Norte,compuesta por 43 municipios de los estados de Baja California, Sonora, Chihuahua, Coahuila, Nuevo León y Tamaulipas, el pago mínimo diario fijado es de $312.41.

Vamos a tomar de ejemplo el sueldo diario en $207.44 para Julio, quien cumplió un año de antigüedad. Los datos a tomar en cuenta son los siguientes:

12 días de vacaciones.

Una prima vacacional de 25%

15 días de aguinaldo.

Ahora, para establecer el SBC necesitamos multiplicar el salario diario x factor de Integración.

El salario diario incluye los pagos realizados en efectivo de acuerdo a las horas trabajadas, gratificaciones, alimentación, habitación y comisiones, entre otros.

Si el salario del empleado es menor al salario mínimo aplicable, se toma el valor del salario mínimo como base para el cálculo de la cuota. Por el contrario, si el salario supera la suma de UMA x 25 veces, se tomará éste último valor para el cálculo de la cuota.

Salario Base de Cotización = (Salario anual total) / 365

SBC = 365 + 12 días de vacaciones *25% (prima vacacional) + 15 (aguinaldo) / 365

SBC = 383 / 365

SBC = 1.049 (monto a tomar como factor de integración)

Retomando, el salario de Julio es de $207.44 MXN diarios, al multiplicar este monto por el factor de integración (1.049) obtenemos su Salario Base de Cotización: $217.6 MXN al día. 

Por consiguiente, Julio tendrá registrado ante el IMSS, $217.6 MXN como salario diario.

Ahora bien, conforme a lo establecido en la Ley del Seguro Social, ante el pago de salario mínimo el patrón debe asumir el pago correspondiente. 

Artículo 36:

 “Corresponde al patrón pagar íntegramente la cuota señalada para los trabajadores, en los casos en que éstos perciban como cuota diaria el salario mínimo”.

También puedes revisar la Ley Federal del Trabajo. Ésta establece en su artículo 97 que: Los salarios mínimos no podrán ser objeto de compensación, descuento o reducción.

Conclusión

Con Payrolling el cálculo de cuotas del IMSS se hace en segundos gracias a su herramienta en línea y la información que debes tener de cada uno de tus colaboradores.

Para ello, hay que estar atento a la actualización anual de las tablas para el cálculo de las cuotas patronales de cesantía en edad avanzada; la cual tiene un incremento hasta el 2030. 

No sólo cambiaron las cuotas del IMSS, así que muy pendiente con la nueva versión del SUA. Debes actualizar la prima de riesgo de trabajo del IMSS y prestar atención a las modificaciones de salarios por el aumento de las vacaciones a partir de 2023.

Podemos ayudarte a agilizar esta labor de cálculo con el uso de nuestra herramienta en línea y también ofrecemos asesoría más el servicio de maquila de nómina. Contáctanos para conocer el alcance de nuestros servicios.

El cargo Paso a paso para el cálculo de cuotas del IMSS apareció primero en Payrolling.

Para empezar, una PyME suele tener recursos limitados en sus primeros años de actividad. Mismos que, en gran medida, se concentran en el pago de sueldos de los colaboradores, entre otras responsabilidades. 

Con el servicio de maquila de nómina para PyMEs la empresa optimiza el trabajo que corresponde al área de Recursos Humanos. Ya que no requiere de un nominista y tiene la garantía de un proceso de cálculo correcto en tiempo y forma. 

Te explicamos cómo funciona éste servicio especializado en PyMES y entenderás que de hecho son el tipo de empresas que más lo solicitan. Y es que resulta más ágil y económico contar con un aliado estratégico que se ocupe de este proceso.

¿Cómo se diferencia la maquila de nómina para PyMES y grandes empresas?

La maquila de nómina no se implementa de la misma forma para todas las empresas. Sus características y estructura son parte de la razón. También el tamaño de la empresa y volúmen de operaciones que multiplican esfuerzos en el departamento de RRHH determina cómo se realiza un plan del servicio. 

Como base, la maquila de nómina se ajusta a 4 elementos:

• Analizar la nómina.
• Diseñar la parametrización.
• Realizar pruebas en paralelo.
• Procesar la nómina y los servicios acordados.

En ese sentido, hay servicios de maquila de nómina como Payrolling by Consolidé que ofrecen diferentes opciones, incluyendo una herramienta digital completa para el cálculo de nómina.

A diferencia de las PyMEs, las grandes empresas pueden invertir en noministas y una herramienta digital resulta un gran apoyo. Esto puede que no sea suficiente para una empresa pequeña o mediana y el servicio de maquila de nómina es la mejor opción.

Lo recomendable es que desde que se crea una PyME se concrete el apoyo administrativo, contable y fiscal con un proveedor de servicios especializados. Así, la maquila de nómina hará que la empresa opere de forma óptima, sin riesgos y enfocada en el core de su negocio.

Delegar estos procesos a profesionales con la experiencia y herramientas tecnológicas, ayudarán a conquistar sectores del mercado, en los que las grandes empresas no prestan atención.

Dicho esto, para acordar el alcance y costo del servicio, la PyME contacta con un proveedor registrado ante el REPSE. Luego de revisar la documentación del proveedor y aceptar los términos del acuerdo, la PyME comparte la información de nómina de la empresa.

A esto le sigue el análisis general de la nómina del cliente, para conocer la profundidad del trabajo. También para revisar si existen costos ocultos o fallos en cálculos pasados.

Como resultado, todos los meses se notifica cualquier novedad para que el proveedor tenga los elementos que componen el cálculo de la nómina. A continuación explicamos el alcance de este servicio.

¿Qué puedes esperar de un servicio de maquila de nómina con Payrolling?

La maquila de las nómina para PyMEs es un apoyo externo que libera a tu departamento de Recursos Humanos en tiempo y responsabilidades. La tarea administrativa, contable y fiscal que conlleva el cálculo de nómina es compleja y minuciosa.

De ahí que un servicio especializado sea tan importante. Tendrás un equipo con experiencia que te garantiza el papeleo correspondiente ante los distintos entes regulatorios; se evitan errores; se logra la puntualidad de los pagos y la empresa cumple con todas las normativas.

A continuación detallamos lo que incluye el servicio de maquila con Payrolling:

Cálculo de nómina

Usualmente el pago a los empleados es quincenal. Sin embargo, existen diversos períodos de pago (semanal, catorcenal, mensual). 

Como mencionamos al inicio, al contratar la maquila de nómina debes entregar la información y documentación necesaria para configurar las modalidades de pago.

Los contratos son clave para el inicio del cálculo de nómina para PyMES; puesto que en ellos se detalla la información de la empresa y la del empleado así como el sueldo y prestaciones acordadas por ambas partes.

Reportes de nómina

Mediante este documento tu empresa tendrá los detalles de los pagos efectuados a los colaboradores durante un periodo de tiempo específico.

En el reporte de nómina se incluyen datos como: el salario base, deducciones, prestaciones, horas trabajadas, impuestos y toda compensación adicional. 

Este documento resulta vital para la empresa por dos razones: te permite llevar un control y así cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Además, puedes evaluar la eficiencia laboral y el gasto salarial por departamento.

Cálculos de cuotas de seguridad social

Para determinar las cuotas de seguridad social es necesario determinar el Salario Base de Cotización (SBC) de cada empleado. Para ello se toman en cuenta las prestaciones y el cambio de días de vacaciones de los trabajadores por cada año de servicios (que modifica el factor de integración).

Con la información del SBC de cada empleado se determinan las cuotas obrero-patronales, para:

• Prima de riesgo.
• Enfermedad y maternidad.
• Invalidez y vida.
• Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.
• Guardería.
• Infonavit.

Para las retenciones se toma como referencia económica la Unidad de Medida de Actualización; con la cual se determina el pago de las obligaciones, multas, impuestos, deducciones personales y créditos del INFONAVIT.

En 2023 la UMA quedó de la siguiente manera: Diario: $103.74; mensual: $3153.70

y anual: $37,844.

Captura de incidencia faltas, incapacidades, permisos

Las incidencias han de quedar registradas y bien identificadas para el cálculo del período correspondiente. Hay varios tipos de incidencias, previstas y no previstas. Entre ellas:

• Accidentes laborales
• Retardos
• Ausencias
• Enfermedad
• Descuentos
• Bonificaciones
• Vacaciones
• Periodo de lactancia
• Incapacidad por maternidad
• Créditos INFONAVIT y FONACOT

Timbrado ilimitado

La validación de la nómina digital mediante una firma electrónica o timbre es un requisito del SAT. 

Con el timbrado se confirma que toda la información y el cálculo ha sido verificado por la institución. Recordemos que a partir del 1 de abril de 2023 todas las empresas están obligadas a emitir facturas de nómina 4.0, es decir, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). 

Este paso de timbrado de nómina se efectúa una vez finalizado el ejercicio de cálculo de nómina.

Al tener contratado el servicio de maquila de nómina, el proveedor (en este caso Payroll by Consolidé) incluye este trámite de manera ilimitada.

Determinación de pago SUA

Los patrones con 5 o más trabajadores están obligados a autodeterminarse usando el Sistema Único de Autodeterminación. Para ello, el proveedor de servicios especializados utiliza la información que proporciona el IMSS e información de los movimientos e incidencias que afectan a los trabajadores. 

A través de dicho sistema se determinan los importes y conceptos para el pago de las cuotas obrero-patronales por conceptos de IMSS, Retiro, Cesantía y Vejez e INFONAVIT.

Movimientos de empleados en IMSS (altas, bajas, modificaciones y variables)

Todas las modificaciones que se generan dentro de un periodo determinado deben considerarse en el cálculo. De ahí la importancia de registrar y notificar cualquier movimiento de empleados al proveedor, para el correcto cálculo de nómina de cada empleado.

Entre los movimientos están: alta o baja ante las entidades de seguridad social, como el IMSS o el Infonavit. También reingresos, cambios de salarios, la incapacidad laboral.

Acceso a plataforma para descargar reportes y subir incidencias

Las PyMEs se benefician enormemente de tener acceso a una plataforma digital especializada en el cálculo de nóminas. Con esta herramienta se agiliza el proceso de nóminas; al tiempo que se garantizan los montos y tiempos de pagos.

De esa forma, serán los requerimientos del cliente los que determinen el tipo de servicio más conveniente para la empresa. En este caso, Payrolling by Consolidé ofrece el servicio de maquila de nómina y pone también a disposición el acceso a su herramienta digital en línea, ideal para pequeñas y medianas empresas.

También permite un seguimiento en tiempo real de la nómina, a fin de descargar y subir incidencias; así como el acceso desde cualquier dispositivo.

Captura de movimientos de empleados de altas, bajas, modificaciones de salarios

También es importante destacar que la PyME deberá de avisar con anticipación cualquier alta o baja de un empleado así como las incidencias. Con ello, el proveedor de la maquila de nómina para PyMEs tendrá un mejor control del cálculo de nómina.

Reporte de Acumulado nómina mensual RCC

Es importante mantener un registro con el detallado de los sueldos y salarios de los colaboradores. La información debe incluir los conceptos por percepciones y deducciones. 

Con el acumulado de nómina tienes la suma global de todos los conceptos según los listados por periodicidad con la que se generan las nóminas. Entre ellos, la suma de los sueldos y salarios, pago de ISR, cuotas de IMSS, entre otros.

Reporte de acumulado para ISN RCC

Con el reporte de acumulado de nómina realizas el pago de Impuesto Sobre Nómina; que corresponde efectuar de manera mensual. 

Cumple con tus obligaciones fiscales sin retrasos ni errores. El reporte acumulado sirve además para autocorrecciones por medio de conciliaciones de sueldos y salarios.

Reportes de nómina puede ser quincenal o semanal RCC

Independientemente de la periodicidad de la nómina (mensual, quincenal o semanal), los reportes son necesarios en caso de revisión por parte de la autoridad. Se solicitan los acumulados de nómina y los CFDIS de los mismos.

Entrega de líneas de captura

Tu proveedor se ocupa de la emisión de línea de captura; esa clave alfanumérica de 20 posiciones que proporciona el GDF. Con ella se identifica el concepto del pago, fecha de vencimiento e importe.

Entregas de cédulas de liquidación y disco SUA

De esta manera la empresa podrá realizar el pago puntual de sus formatos del IMSS.

Conclusión

Con el proveedor adecuado, tu empresa logrará aprovechar al máximo los servicios de especialistas en nómina y la tecnología. 

Sea que tu empresa no cuenta con un área de recursos humanos o que la persona que se encarga del pago de nómina tiene más responsabilidades, tercerizar la gestión de nómina es la mejor opción.

Y si el personal de RRHH o contabilidad no cuenta con capacitación especializada, es momento de evaluar los costos de inversión. Toma en cuenta que ante períodos donde el personal que gestiona la nómina se satura de trabajo, todo se ralentiza en el departamento.

Payrolling by Consolidé fungirá como tu área operativa de nómina, para el cálculo efectivo y puntual de salarios. Cumple con pagos y depósitos de sueldos, bonos y préstamos. Te garantizamos la retención de impuestos y prestaciones, cumpliendo las disposiciones legales.

Además, gracias a nuestra herramienta en línea podrás tomar mejores decisiones presupuestarias y de planificación, al tiempo que cumples con tus obligaciones.

En Payrolling te guíamos y asesoramos para ofrecerte el servicio especializado que se adapta a los requerimientos de tu organización. Optimiza los procesos de gestión de nómina con los mejores servicios. Contáctanos.

El cargo Cómo funciona la maquila de nómina para PyMEs apareció primero en Payrolling.

En México se contempla una semana laboral de 5 o 6 días, sin embargo, existen industrias o sectores económicos que necesitan a su fuerza laboral durante los domingos.

Aquí conocerás los aspectos más importantes de la prima dominical, cuándo se paga, cuánto corresponde y mucho más.

¿Qué es la prima dominical?

La prima dominical es una prestación laboral por Ley que deben recibir aquellos trabajadores que deban trabajar los domingos. Es una compensación adicional del 25% de lo que recibe el trabajador por un día ordinario de trabajo.

Para hablar de esta prestación debemos remitirnos a lo que dicta el marco legal en el país. Tanto la Ley Federal del Trabajo como la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos estipulan un día de descanso por cada seis de trabajo.

La LFT en su capítulo III “Días de descanso”, artículo 69 dicta que:

Por cada seis días de trabajo disfrutará el trabajador de un día de descanso, por lo menos, con goce de salario íntegro.

Por otro lado, cuando el trabajo requiera una labor continua, tanto el patrón como el empleado pueden tener un común acuerdo para elegir el día descanso, según el artículo 70 de la LFT:

En los trabajos que requieran una labor continua, los trabajadores y el patrón fijarán de común acuerdo los días en que los trabajadores deban disfrutar de los de descanso semanal.

El artículo 71 menciona que se hará lo posible para el día de descanso semanal sea el domingo y cuando un trabajador tenga que prestar sus servicios durante este día, tiene derecho a una prima dominical del 25% por lo menos, sobre su salario ordinario por día de trabajo:

En los reglamentos de esta Ley se procurará que el día de descanso semanal sea el domingo. Los trabajadores que presten servicio en día domingo tendrán derecho a una prima adicional de un veinticinco por ciento, por lo menos, sobre el salario de los días ordinarios de trabajo.

Un punto importante de la LFT que debes considerar como patrón es el siguiente: no podrás obligar a tus trabajadores a laborar en sus días de descanso. Debes conseguir un acuerdo mutuo. Esto se debe a que el artículo 73 de la LFT dicta que si se obliga a lo anterior, deberás pagar un salario doble por el servicio prestado:

Los trabajadores no están obligados a prestar servicios en sus días de descanso. Si se quebranta esta disposición, el patrón pagará al trabajador, independientemente del salario que le corresponda por el descanso, un salario doble por el servicio prestado.

Ahora que ya sabes qué es la prima dominical, vamos a explicarte su importancia, cómo calcularla y cómo pagarla.

Importancia de la prima dominical

Según la LFT, se procurará que los días de descanso de los trabajadores sean los domingos. Cuando la industria o sector económico lo requiera, se puede laborar este día pero con su correspondiente pago de la prima. También, si por contrato se tiene estipulado que el día de descanso cae en domingo y requieres de los servicios de tus trabajadores, es importante que sea mediante acuerdo mutuo.

La importancia de la prima dominical para los patrones recae en que es una prestación laboral por Ley. Debes cumplirla y pagarla.

Cómo se calcula

La prima dominical se calcula de forma muy sencilla. Recuerda que corresponde al 25% como mínimo del total que recibe el empleado por un día de trabajo regular. Entonces, para calcularla, ten en consideración el monto del salario diario de tu empleado. 

Veamos un ejemplo práctico:

Salario mensual: 17,500 pesos mensuales

Jornada laboral: 6 días

Salario diario del trabajador: 17,000/30= $583.33 pesos por día 

Domingos trabajados: 1 

Con estos datos, ahora calcularemos la prima dominical.

Prima dominical= $583.33 x 0.25

Prima dominical= $145.83 pesos 

Después procedemos a multiplicar la prima dominical por los días domingos trabajados. En nuestro ejemplo, es 1.

Prima dominical= $145.83 x 1 = $145.83 pesos 

Cuando llegue el momento de calcular la nómina de este trabajador, sumarás por concepto de prima dominical la cantidad de $145.83 pesos 

Cómo se paga la prima dominical

La prima dominical se paga dependiendo de si el colaborador efectivamente trabaja los domingos y cuando se hace el pago de nómina. Es considerada como un pago extra por ende considéralo dentro de retribuciones adicionales en tu nómina. 

Otro punto importante es que dentro del recibo de nómina debe reflejarse junto con el cálculo del salario diario así como su porcentaje aplicado del 25%. A la par, dicha prima dominical debe reflejarse acorde a tu periodicidad de nómina (semanal, catorcenal, quincenal o mensual). 

¿Cómo influye en tu gestión de nómina?

La prima dominical forma parte de la retribución que los patrones deben otorgar a sus trabajadores. El pago de esta prima va ligado al cálculo y gestión correctos de la nómina, por lo que es importante tenerla en consideración siempre que requieras que tus trabajadores laboren los domingos.

Conclusión

La prima dominical es una prestación laboral que los trabajadores deben recibir de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo cuando se labora en domingo. Por ende, es importante tener en cuenta durante el cálculo de nómina para asegurarse de cumplir con las obligaciones laborales.

Realizar el cálculo y pago de esta prima manualmente implica un proceso lento y con margen de errores. Por ello, utilizar herramientas automatizadas para el cálculo y pago de nómina como Payrolling es la mejor solución. Contáctanos y descubre qué tan fácil es gestionar tu nómina desde nuestra app o desktop.

El cargo ¿Cómo se paga y calcula la prima dominical? apareció primero en Payrolling.

Si se trata de pequeñas empresas, lo usual es que algunas incidencias queden en una notificación verbal. Sin embargo, esto no permite establecer un origen y control que ayude a establecer un mejor protocolo de abordaje en caso de presentarse un evento similar. 

Existe una clasificación para el tipo de incidencias laborales y acá las tratamos para entender el valor de reportarlas y registrarlas adecuadamente.

¿Qué son las incidencias laborales?

Las incidencias laborales son contingencias o alteraciones ocurridas durante la jornada laboral. Pueden ser causadas por algo o alguien. 

En consecuencia, un incidente puede afectar a la empresa, teniendo que responsabilizarse con una indemnización. También puede perjudicar al trabajador, porque ocasiona un accidente o porque su gravedad es motivo de descuento en el pago. Incluso, puede perjudicar el desempeño laboral de otros colaboradores.

Al respecto, todas las incidencias deben quedar registradas. En caso de ser motivo de alteración en el pago del trabajador, quedan reflejadas en el recibo de nómina. De ahí la importancia de manejar adecuadamente la información.

Hay diversos factores que se toman como incidencias laborales para el cálculo de la nómina y las explicamos a continuación.

Tipos de incidencias laborales

Cuando el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo puede generar una incidencia laboral. También si un trabajador ejecuta sus tareas en condiciones de riesgo.

Otras incidencias a saber son: incapacidad por maternidad, período de lactancia. Todas se toman en cuenta para el cálculo de la nómina, porque son situaciones que se relacionan con: el desempeño; el grado de cumplimiento; accidentes o enfermedades laborales que producen algún tipo de incapacidad; derecho laboral. 

Al respecto, existen dos tipos de incidencias laborales: 

Incidentes imprevistos: faltas, retardos, incapacidades laborales, comisiones, bonos

Se refiere a las contingencias que ocurren repentinamente, sin anticipación. En consecuencia el trabajador no puede realizar su trabajo. 

Al momento de realizar el cálculo de la nómina, estos eventos son tomados en cuenta, según su severidad.

Ejemplos de incidencias laborales imprevistas son:

• Incapacidad laboral. El trabajador queda impedido de realizar sus labores a causa de una enfermedad o accidente laboral. Dependiendo del tipo de incapacidad laboral el pago lo realizará el empleador o el IMSS. 
• Retardos. Según la ley laboral hasta 30 minutos se considera un retardo leve, sin afectaciones en el salario. Pero, cuando el registro de entrada se realiza después del tiempo de tolerancia, aplican descuentos en la remuneración.
• Faltas. El trabajador se ausenta de sus labores. Puede ser justificada o injustificada. En caso de ser injustificada se aplica algún tipo de descuento en el cálculo de la nómina. 
• Comisiones. Al estar asociados al desempeño del trabajador, varía el monto a pagar. Por lo tanto, se trata de incidencias laborales imprevistas. 
• Bono de productividad. Este pago extra en calidad de reconocimiento por alcanzar o superar los objetivos que establece la empresa, tampoco puede anticiparse. 

Incidente previsto: vacaciones, incapacidad por maternidad, horas extra, ausencias, periodo de lactancia

Aquel que está contemplado y para el cual existe un procedimiento claro en Recursos Humanos. Ejemplos de incidencias laborales previstas son:

• Vacaciones. A partir del año de antigüedad en la empresa, el trabajador tiene derecho a un periodo vacacional. Este descanso remunerado lo establece la Ley Federal del Trabajo (LFT).
• Incapacidad por maternidad. Este descanso previo y posterior al parto está previsto en la ley e incluye el subsidio de incapacidad que entrega el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). 
• Horas extra. Cuando la empresa estima cierto número de horas extra que tendrán que cubrir sus trabajadores a lo largo del mes.
• Días económicos. Es un descanso remunerado por acuerdo para tomar días de ausencia reconocidos por la empresa en el pago. Este beneficio se debe pautar con anticipación, de ahí que sea una incidencia laboral prevista. 

Paso a paso para el reporte de incidencias laborales

Ya que las incidencias laborales son las que influyen en la remuneración que perciben los trabajadores, la empresa debe establecer un procedimiento para reportarlas; a fin de asegurar una adecuada gestión de las mismas. 

En ese sentido, te recomendamos cubrir los siguientes pasos: 

1. Selecciona un software para el control de asistencia 

Te permite realizar una adecuada gestión de situaciones como el absentismo, los retrasos o las horas extra. Así, podrás tomar acción para corregirlas y mejorarlas. 

Con un software de ese tipo también podrás automatizar las solicitudes de tus empleados, tener acceso al cuadro de días totales para hacer previsiones y la información siempre disponible y actualizada.

Lo más útil de estos programas es que reúna información y documentación. Se debe levantar todos los datos posibles del incidente. En caso de ser necesario, la evidencia audiovisual o documentos dan contexto y deben estar respaldados con la firma del responsable de la organización.

2. Elabora el formato de reporte de incidencias laborales

Toda esta información debe estar en el reporte de incidencias. Se trata de un documento que la empresa tiene que elaborar, con una estructura clara que permita reflejar de manera amplia y detallada lo ocurrido.

Actualmente, lo recomendable es que sea un sistema totalmente digital, para consultar la información cuando lo necesites; actualizar los datos cada vez que sea necesario y compartir los reportes fácilmente con el resto del equipo. 

Para diseñar un formato adecuado de incidencias laborales, hay que tener en cuenta datos como:

• Nombre del documento, incluyendo mes y año.
• Identificación de la empresa.
• Fecha y hora exacta en la que sucedió el problema.
• Tipo de reporte (si fue accidente, enfermedad o relacionada al equipo)
• Nombre completo del o los involucrados en la situación, incluyendo cargo o relación laboral.
• Descripción de la situación: qué pasó, quiénes estaban presentes, comportamiento y reacción de los involucrados, lugar del hecho y todo detalle que ayude a dar contexto y explicación.
• Pruebas o documentación de respaldo, para acreditar el reporte. Ejemplo: lista de la hora de llegada del personal, la documentación de solicitud y aprobación de vacaciones o las incapacidades laborales, entre otras. 
• Responsable del reporte. Debe aparecer al final los datos de la persona encargada de elaborar el reporte y su cargo.

3. Determina el tipo de incidencia

Como ya explicamos, pueden darse incidencias previstas o imprevistas. Debes identificar con precisión estas variables, ya que en función del tipo de incidente se realizará el cálculo en la nómina. 

4. Comparte el reporte 

Por último, los miembros de tu equipo que necesiten la información de los reportes deben tener total acceso. Generalmente, los encargados de elaborar la nómina de los trabajadores y los responsables de la gestión de personal.

Por otro lado, cuando sucede algún incidente lo primero es mantener una comunicación clara con los involucrados. El personal de Recursos Humanos debe contar con un adecuado formato para guiar esta fase.

Recuerda que parte clave de los reportes es identificar acciones de prevención. Una vez recabados los datos, se deben analizar los hechos e identificar si había posibilidad de prevenirlos.

Importancia de contar con un reporte de incidencias laborales

Con un formato bien estructurado se puede realizar un análisis profundo e identificar el origen de un problema; también su frecuencia. 

Aparte, gracias a un buen reporte el colaborador podrá ser consciente de la recurrencia en algunas faltas a fin de corregir o mejorar algunas prácticas. Tal es el caso de los marcajes de entradas y salidas o descansos.

Además, te dejamos 3 razones de la importancia de reportar las incidencias laborales. Éstas son:

1. Para el cálculo de nómina sin errores

Cualquier tipo de alteración en el desempeño del trabajador debe quedar asentado en un documento bien estructurado. Es importante que recoja la información necesaria en detalle, para que no haya omisiones o errores a la hora de realizar el cálculo.

2. Para evitar un problema en el futuro

En el caso de alguna incidencia que afecte el salario del trabajador, éste podrá solicitar una aclaración, con base en lo registrado. Esto podría evitar algún conflicto legal.

La idea de un adecuado reporte es tener un proceso transparente. En especial cuando el colaborador solicita los detalles.

3. Para evitar sanciones

Tener registro fiel en caso de cualquier revisión fiscal o legal agilizará el proceso y facilitará la corroboración del debido procesamiento de cada una de las incidencias acaecidas en determinado período.

Conclusión

Después de conocer la importancia que tiene un correcto registro en un formato de reporte, sabemos que buscarás mejores herramientas para el manejo de la nómina.

Para ello, Payrolling es la solución. Con la implementación de una herramienta para el cálculo de nómina y captura de incidencias laborales, es posible y efectiva.

En resumen, el reporte de incidencias laborales es importante para:

• Hacer el cálculo correcto de la nómina (y de los impuestos).
• Evidenciar información, en casos de inconformidades o litigios laborales.
• Evitar sanciones.
• Mejorar el desempeño del trabajador, a partir de medidas preventivas y correctivas.

Por todas estas razones, las empresas deben evaluar hacerse de las mejores herramientas con el mejor aliado: Payrolling. Contáctanos.

El cargo Captura de incidencias laborales apareció primero en Payrolling.

Es por ello que, primeramente, los patrones están en obligación de tener el alta patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). También deben dar de alta a sus empleados. 

¿Qué son las aportaciones patronales al Infonavit? ¿Qué leyes las contemplan? ¿Cómo se pagan? Esto y más lo explicamos, sigue leyendo.

¿Qué son las aportaciones patronales al INFONAVIT?

Las aportaciones patronales Infonavit, son aquellas que realizan tanto el patrón como el trabajador al ente. Su propósito es garantizar el acceso a la vivienda.

Una vez que el empleado tiene el alta ante el IMSS, automáticamente se convertirán en derechohabientes del Infonavit.

Marco legal de las aportaciones patronales

A continuación te compartimos el marco legal en México en relación a las aportaciones patronales de INFONAVIT.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Con respecto a las aportaciones patronales Infonavit, en el artículo 123, apartado A, fracc. XII, Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, se estipula que:

Todos los patrones están obligados a proporcionar a sus subordinados habitaciones cómodas e higiénicas.

Ley del INFONAVIT

En sus artículos 2o. y 3o., fracciones I y II, la Ley del Infonavit define el carácter de servicio social con personalidad jurídica y patrimonio propios al ente. Y establece que su principal objetivo es administrar los recursos, para establecer y operar un sistema de financiamiento. Esto con el fin de ofrecer a los trabajadores créditos baratos y suficientes, destinados a la adquisición de una vivienda en propiedad.

Asimismo, en el tema de las aportaciones patronales, artículos 29, fracc. III, Ley del Infonavit y 50, Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit se estipula que:

Al concederse a los asegurados un préstamo de vivienda, los empleadores tienen que retener de su salario la cantidad determinada por el organismo, para cubrir el pago.

Tales aportaciones se cubren bimestralmente, a más tardar los días 17 de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre (art. sexto transitorio, Decreto de reforma de la Ley del Infonavit del 6 de enero de 1997).

Ley Federal del Trabajo

En el caso de la LFT, el punto de la aportación patronal se encuentra reflejado en el artículo 136. El patrón debe realizar las contribuciones del 5 % sobre los salarios base de aportación (SBA) de sus colaboradores.

Obligaciones patronales ante INFONAVIT

Las obligaciones principales con el Infonavit con relación a las aportaciones patronales Infonavit son:

• Proporcionar al ente la información necesaria para determinar el monto de la aportación patronal y los descuentos que realizas a tus trabajadores por el crédito otorgado.
• Permitir inspecciones y visitas domiciliarias a tu negocio.
• Presentar el Dictamen Infonavit en el caso de que hayas tomado la opción dentro del plazo de 6 meses desde la fecha en la que presentaste tu aviso de dictamen. Este se presenta dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal cuando quieres dictaminar el ejercicio inmediato anterior, o en cualquier momento cuando se trate de un ejercicio distinto.
• Cada año deberás presentar un informe al Infonavit de tu situación actual como contribuyente. Debe incluir anexos que hagan referencia a las aportaciones patronales, en caso de haber optado por presentar el Dictamen Fiscal. Se deberá presentar en un plazo de 15 días hábiles contando desde la fecha de vencimiento para su presentación ante el Servicio de Administración Tributaria, SAT.
• Enviar tu información por SIRESO de forma trimestral en caso de tercerizar personal o si eres sujeto beneficiario.

Además, en el caso de que adquieras una empresa, verifica que esté al corriente en esta materia. Ten presente que para el instituto tú serás el responsable de cumplir con las obligaciones, incluyendo aquellas pendientes antes de adquirir el negocio.

Aparte, si tu actividad económica es la construcción, debes entregar al IMSS la constancia de los días trabajados y los salarios pagados a tus trabajadores. Para ello, tendrás que realizar las aportaciones del 5% aún cuando no sea posible determinar la persona a la que se aplicarán los pagos.

Con relación a tus trabajadores, las obligaciones ante el Infonavit son:

1. Inscribir a la empresa ante el IMSS.
2. Registrar a tus empleados ante el IMSS. 
3. Manifestar el salario diario integrado que aportas y de ese monto pagar el 5% por cada trabajador, de manera bimestral.

Aparte, debes avisar al IMSS cuando modifiques la situación laboral de tus trabajadores o ante alguna modificación en tu empresa, como el cambio de domicilio. Esto dentro de los cinco días hábiles siguientes al hecho.

En el caso de los trabajadores de empresas de construcción, cuando la asistencia de los trabajadores es esporádica, el patrón debe entregar al IMSS una constancia con los días que trabajan al mes y el salario percibido.

Luego, cuando los trabajadores han solicitado un crédito al Infonavit, las obligaciones patronales ante el ente son:

• Retener del salario del trabajador la cantidad mensual acordada en el contrato laboral.
• El descuento lo deberás hacer de acuerdo con el factor descrito en el Aviso de Retención de Descuentos o la Cédula de Determinación de Cuotas, Aportaciones y/o Amortizaciones. En dichos documentos se indica el número del crédito y el porcentaje que tendrás que descontar.
• Descargar los avisos de retención, modificación y suspensión de descuentos de tus trabajadores con crédito, del Portal Empresarial del Infonavit.
• Realizar el descuento a aquellos trabajadores que solicitaron un crédito y enterarlo al Infonavit. En el caso de que no lo hagas, la cantidad no reportada tendrás que pagarla mediante un crédito fiscal porque, de acuerdo a la Ley, eres responsable solidario de tus empleados.

Obligaciones de los trabajadores ante el INFONAVIT

Tanto la empresa como el empleado realizan sus respectivas aportaciones. En el caso del aporte del trabajador, éste aparecerá en su recibo de pago.

¿Cuándo se pagan las aportaciones patronales?

El pago de las cuotas al Infonavit y de las amortizaciones de crédito, debes realizarlas cada dos meses. Ten en cuenta que debe hacerse previo a la fecha límite de pago indicada, indistintamente de la periodicidad de los pagos de la nómina a tus colaboradores.

Conclusión

Tanto la aportaciones patronales Infonavit así como las amortizaciones de crédito de tus trabajadores son obligaciones fiscales que debes tener al día.

En el caso de los adeudos de los créditos hipotecarios por VSM, es necesario realizar las adecuaciones y cambios. Los valores de descuentos y actualizaciones de valores de UMI, UMA y salarios mínimos, así como el cálculo de la amortización de créditos del personal, puede resultar complejo.

Por eso, nada mejor que una herramienta de cálculo de nómina en línea para cumplir con tus obligaciones patronales de Infonavit de manera oportuna y correcta bimestralmente, por medio de Payrolling. Será rápido y simple, además podrás programar los pagos. Contáctanos.

El cargo Aportaciones patronales de INFONAVIT apareció primero en Payrolling.

Con la App Payrolling, podrás tener desde la palma de tus manos una herramienta de maquila de nómina para tu PyME. Conoce sus ventajas.

App Payrolling

Si eres usuario de nuestro servicio especializado de maquila de nómina sabrás lo fácil que se ha vuelto el cálculo de los pagos de tus empleados. Hoy tendrás como complemento nuestra app Payrolling con la cual podrás agilizar aún más el reporte de incidencias.

La App Payrolling está disponible para dispositivos Android e iOS. Podrás acceder a ella sólo con tus datos de ingreso como e-mail y contraseña. También podrás ingresar a tu usuario desde tu celular y tableta.

Beneficios de la App Payrolling

Si ya has pasado por otras maquilas de nómina o realizas de forma interna el cálculo de nómina, sabrás que el reporte efectivo y a tiempo así como las actualizaciones de empleados son factores esenciales para evitar pérdidas, errores y cálculos erróneos. La App Payrolling es una herramienta complementaria a nuestro servicio que ya te ofrece:

• Cálculo de nómina
• Cálculos de las cuotas patronales de seguridad social
• Reporte de incidencias, permisos, vacaciones e incapacidades
• Reportes de nómina
• Timbrado ilimitado
• Determinación de pago SUA
• Movimientos empleados
• Descarga de reportes
• Reporte acumulado de nómina mensual
• Reportes de nómina por periodo
• Entrega de líneas de captura

¿Cómo funciona?

Una de las grandes ventajas de la App Payrolling es que es muy fácil de usar. Si ya eres cliente de Payrolling podrás acceder fácilmente con tus credenciales como correo electrónico y contraseña. Desde tu usuario ya podrás ver los perfiles de tus empleados cargados y al hacer click en cualquiera de ellos, podrás capturar las incidencias reportadas.

El perfil de tu cuenta, dependiendo del ciclo que hayas configurado previamente, se irá actualizando. Entonces, si te encuentras fuera de la oficina o simplemente recibiste un reporte para actualizar tu nómina, lo podrás hacer en ese mismo momento con la App Payrolling.

Ahora que ya conoces sobre nuestra App Payrolling y todos los beneficios que obtendrás. ¿Qué esperas? Recuerda que está disponible para dispositivos Android e iOS. 

El cargo Conoce la nueva App Payrolling para Android e iOS apareció primero en Payrolling.

El trabajador, al recibir la remuneración económica por su trabajo debe recibir un recibo de nómina. Éste contiene el detalle de los ingresos y deducciones; información personal e información de los empleadores.

Pero además, dicho documento posee diversos mecanismos de seguridad, que permiten a la Secretaría de Administración Tributaria (SAT) evitar el fraude. Uno de esos mecanismos es el timbrado de nómina y acá te explicamos mejor qué es y cómo se hace.

¿Qué es el timbrado de nómina?

El timbrado de nómina es un procedimiento de validación de la nómina digital. Se crea un archivo electrónico y éste debe contener una firma electrónica o un timbre. 

Con este timbrado, el recibo de nómina obtiene la validez oficial ante y por el SAT; lo que confirma que ha sido verificado correctamente por la institución.

En otras palabras, el timbrado de nómina es una comprobación fiscal del pago de servicios laborales, finiquitos o liquidez que se efectúa ante el SAT.

Desde 2014, las empresas están obligadas a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y sellarlos (timbrarlos). 

Timbrado de nómina en el recibo de nómina

El recibo de nómina es un documento formal que sirve a las empresas como constancia de haber cumplido con el pago de salarios a sus empleados o colaboradores. A su vez, sirve al empleado para tener el detalle de sus percepciones y deducciones, así como hacer constar su relación laboral.  

El timbrado de nómina se efectúa una vez finalizado el ejercicio de cálculo de nómina. Pero antes, se comprueba el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de los empleados y luego, por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) se verifica que todo esté correcto. Si el recibo necesita correcciones, se devuelve para revisión, de lo contrario se procede a timbrar.

De esta forma el recibo de nómina cuenta con la validación del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Conceptos en el Catálogo de Percepciones del Catálogo del complemento de nóminas

Existen 39 conceptos en el Catálogo de Percepciones del complemento de nóminas del SAT. Los más comunes son:

• 001- Sueldos, salarios, rayas y jornales 
• 002- Gratificación anual (Aguinaldo) 
• 003- Participación de los trabajadores en las utilidades 
• 010- Premios por puntualidad 
• 012- Seguro de gastos médicos mayores 
• 020- Prima dominical

Proceso de timbrado de nómina

El 1 de enero de 2022 entró en vigor la versión 4.0 de los CFDI. Con ello, se establecieron nuevos requisitos para la emisión de facturas, que son: el nombre, RFC y Código Postal del receptor. Esto a fin de evitar la suplementación de identidad.

El proceso de timbrado de nómina es el siguiente (ojo, esto lo hace el empleador):

1. Ingresas a sat.gob mx y en el menú superior derecho, ubicas el icono de sobre que es “contacto”. Haces clic y vas a la sección “asistencia por internet (Mi Portal)”, despliegas y haces clic en la opción “portal personal, mi portal (contribuyente)”.
2. Registras RFC, contraseña e inicio de sesión.
3. Seleccionas “servicios por Internet/servicios o solicitudes/solicitud”.
4. Completas el formulario de la solicitud. Seleccionas el trámite “solicitud datos trabajadores”, adjuntas el listado con el total de los RFC a validar en archivo de texto plano (.txt) y comprimido en .ZIP, y das clic en “enviar”.
5. El sistema proporcionará el acuse de recepción con el folio con el que se podrá consultar la respuesta posteriormente.

Luego, para consultar la respuesta, debes ingresar en el portal personal “Mi Portal”; iniciar sesión; capturar el número de folio de la solicitud en la opción de “consulta”; y das clic en “buscar”. Seleccionar el folio a revisar, las notas y anexos, das clic en el icono del “clip” y descargas el archivo con los datos del RFC. La respuesta a la solicitud se entregará en los siguientes 10 días hábiles.

Sin embargo, con una herramienta para el cálculo de nómina como Payrolling, puedes generar el timbrado de nómina desde ahí mismo.

 ¿Cuándo se tiene que timbrar la nómina?

El timbrado se realiza luego de cada pago a los trabajadores, en un lapso de entre 3 a 11 días hábiles; dependiendo de la cantidad de empleados.

¿Quién paga el timbrado de nómina?

Este trámite queda a cargo de los patrones, personas físicas o morales. Es la forma de informar al SAT que se realizó el pago de nómina a los empleados; así como el pago de impuestos correspondiente. 

Para que el gasto sea deducible se debe hacer el timbrado en un periodo de 3 días, después de la fecha de pago.

Timbrado de nómina fácil con Payrolling

Con nuestra herramienta en línea Payrolling puedes expedir recibos de nómina y timbrado de nómina. Somos un Proveedor Autorizado y contamos con un programa en la nube capaz de validar y certificar el comprobante fiscal digital por internet CFDI.

De esa manera podrás rápido y fácil, publicar los recibos de nómina para su operación y gestión. 

La maquila y administración de nómina es un proceso complejo que requiere atender muchos elementos de cálculo y responder a la normativa vigente. Como empleador, debes asegurar que el pago del salario se haga en tiempo y forma, lo que incluye el timbrado de la nómina.

Para un correcto timbrado de nómina, tener una herramienta en la nube, que no ocupe espacio en servidores y facilite la labor de Recursos Humanos es un gran valor. Y así pasa con Payrolling.

Conclusión

En Payrolling contamos con una herramienta en línea que permite a tu personal de Recursos Humanos trabajar eficientemente. Somos la solución para la emisión de recibo de nómina.

Entre nuestros servicios también están:

• Cálculo de nómina (semanal, catorcenal, quincenal o mensual).
• Determinación del ISR retenido por salarios.
• Movimientos en IMSS.
• Retenciones del IMSS e INFONAVIT.
• Cálculo de percepciones y deducciones.

Beneficia a tus colaboradores y mejora tu negocio, con menos tiempo para ejecutar tareas, mayor precisión y seguridad. Cuenta con nuestros expertos. 

Recuerda que al timbrar a tiempo puedes deducir la nómina como gasto. Contáctanos.

El cargo Claves del timbrado de nómina apareció primero en Payrolling.

La maquila de nómina es una gran opción para las PyMe que buscan agilizar el proceso así como reducir costos. Al hacerlo, este servicio puede ayudar a reducir los costos de las nóminas y liberar tiempo que de otro modo se dedicaría a tareas administrativas. Parte de los servicios de externalización de nóminas ofrecen atención personalizada, procesamiento puntual de los pagos, cumplimiento de las leyes locales y nacionales así y declaraciones fiscales precisas.

Además, algunos proveedores de maquila de nómina están equipados para gestionar cualquier cambio o problema que pueda surgir con las nóminas. ¿Quieres conocer más sobre el costo de la maquila de nómina?

Costo de maquila de nómina con Payrolling

Contratar un servicio de maquila de nómina tiene muchas ventajas para tu organización. Desde costos más bajos por empleado y una mayor eficiencia en el cálculo, procesamiento y pago de nómina. Sin embargo, no todos los proveedores pueden ofrecerte el mejor costo por empleado.

Aún más, hay proveedores que cobran un monto extra mensual por la licencia del software e inclusive hay algunos que cobran por el entrenamiento de la herramienta así com la instalación.

A continuación te compartimos una tabla comparativa de proveedores que ofrecen el servicio de maquila de nómina en México contra Payrolling:

¿Cómo se calcula el costo de maquilar la nómina?

Cada proveedor tiene su propia estructura de costos como cualquier otra empresa. Es por ello que los precios ofrecidos al público puede variar de proveedor a proveedor. Sin embargo, elegir un servicio de maquila de nómina dependiendo de su costo se puede considerarse al tener en cuenta factores como:

• Empleados recurrentes
• Empleados eventuales o por contrato
• Número de empleados
• Entidad federativa donde te encuentres (impuesto de nómina)
• Prestaciones de los empleados
• Obligaciones fiscales de la empresa
• Costos administrativos como sueldos de nominista o contador

Maquila de nómina vs nominista

La duda que pueden tener los emprendedores o tomadores de decisión de empresas pequeñas y medianas es ¿conviene mantener o contratar a un nominista o contratar un servicio de maquila de nómina? En muchos casos, la respuesta depende del número de empleados, el proceso del cálculo, ajustes y pagos de la nómina así como de la estructura de la organización.

Las funciones requeridas de un nominista promedio en México son:

• Actualización de datos de la nómina
• Altas, bajas y modificaciones en IMSS, SUA, IDSE
• Atención y solución de aclaraciones de nómina
• Cálculo de IMSS
• Cálculo de ISR
• Cálculo de ISN
• Cálculo de finiquito y liquidaciones
• Control de incidencias
• Solicitud de movimientos IMSS
• Administración de personal
• Cálculo de aguinaldo
• Cálculo de PTU
• Conocimiento exhaustivo de las actualizaciones fiscales y legales
• Conocimiento exhaustivo de IMSS e Infonavit
• Conocimientos generales del área de RRHH
• Conocimiento de la Ley Federal del Trabajo
• Timbrado de nómina
• Un mínimo de 1 año de experiencia
• Manejo de 150-800 empleados 
• Manejo de pagos semanales, quincenales y mensuales
• Cierre mensual y bimestral de IMSS, INFONATIV Y FONACOT
• Licenciatura
• Habilidad para dar respuesta inmediata
• Optimización en procesos de elaboración de nómina
• Minimizar los tiempos de entrega

Sin embargo, al considerar los sueldos promedio en México, en distintos estados, para la contratación de un nominista, la decisión es clara. Te incluimos algunos ejemplos:

• CDMX: $15,000 pesos mensuales
• CDMX: $20,000 pesos mensuales
• CDMX: $25,000 pesos mensuales
• CDMX: $35,000 pesos mensuales
• Jalisco: $12,000 pesos mensuales
• Monterrey: $20,000 pesos mensuales
• Monterrey: $10,000 pesos mensuales
• Querétaro: $10,000 pesos mensuales
• Querétaro: $40,000 pesos mensuales

En comparación con la contratación de un empleado de nóminas (iniciando desde $8,000 pesos de sueldo mensual), la maquila de nómina suele ser más barata y eficaz. Si tu organización cuenta con 5 empleados de tiempo completo, con Payrolling estarías pagando mensualmente $595 pesos ($119 por empleado). La diferencia entre el sueldo de nominista contra el costo de la maquila de nómina es de $7,405 pesos al mes.

Y seguro te preguntarás, ¿qué pasa si tengo más de 100 empleados? “Puedo contratar a un nominista por un sueldo de $10,000 pesos al mes” ¿Estás seguro que tu personal tendrá la capacidad de elaborar y realizar todas las tareas inherentes del cálculo y pago de nómina en tiempo y forma? ¿Estás seguro que tu nominista estará al día con todas las actualizaciones de las disposiciones fiscales y laborales?

¿Por qué conviene más la maquila de nómina vs un nominista?

La maquila de nóminas ofrece una serie de ventajas que no ofrece la contratación de un empleado de nóminas. Las más notables son:

• Ahorro de costos: La maquila de nómina suele tener unos costos por empleado más bajos que la contratación de un empleado interno, como lo vimos anteriormente
• Ahorro de tiempo: La maquila puede ayudar a liberar tiempo para la empresa al permitirle externalizar sus necesidades de nóminas, en lugar de tener que gestionar el proceso internamente
• Conformidad: La maquila de nóminas puede ayudar a asegurar que todos los recibos de nómina sean exactos y cumplan con las disposiciones fiscales y legales locales y federales
• Flexibilidad: La maquila de nóminas con Payrolling ofrece paquetes con mejores precios si se paga de forma semestral o anual.

Y muchas ventajas más.

El cálculo de nóminas es un servicio especializado que puede proporcionarle acceso a la tecnología de cálculo de nóminas más avanzada, así como asesoramiento experto sobre las estrategias de cálculo de nóminas más eficaces.

Con el servicio de maquila de nóminas, no tienes que preocuparse de contratar a un empleado en plantilla ni de lidiar con todo el trabajo administrativo asociado a la gestión de un miembro del personal.

El cargo Costo de la maquila de nómina: ¿Conviene para tu PyME? apareció primero en Payrolling.

En ocasiones tomar la decisión de tercerizar este proceso pasa por muchas trabas, pero la demanda de este servicio habla por sí sola. Es absolutamente necesario contar con un apoyo para delegar este proceso, indistintamente del tamaño de la empresa.

Del cálculo de nómina depende que los empleados reciban su pago de manera justa y que la empresa esté en regla. Es uno de los procesos que mayor minuciosidad y experticia requiere. 

De hecho, hay empresas que dado su tamaño, aún realizan el cálculo manual para pagar las nóminas. Esto porque se considera un ahorro de recursos. La verdad es que la subcontratación de servicios de maquila de nómina no tiene por qué ser costosa.

Contar con una herramienta digital que automatice los cálculos es ya una extraordinaria ayuda que no exige una alta inversión. Pero además, si el número de empleados irá aumentando, también lo hará el riesgo de cometer errores.

Vamos al fondo del tema de los ventajas de la maquila de nómina.

Ventajas de la maquila de nómina

No por ser una empresa pequeña los ventajas de la maquila de nómina son menores, es bueno empezar por aclarar esto. Por el contrario, si una organización tiene sus recursos económicos ajustados y el personal de nómina es mínimo, necesita de apoyo administrativo, contable y fiscal en procesos específicos como es el cálculo para los pagos a sus trabajadores.

La contratación de profesionales a los cuales confiar una información y ejercicio tan importante es una decisión difícil, pero no estás sólo. Con Payrolling puedes empezar por contratar una licencia para que tu personal optimice y agilice el proceso.

Además, tendrás otros beneficios y te los enlistamos a continuación.

Tendrás aliados especializados en el cálculo de tu nómina

Nada como tener al alcance un mecanismo automatizado que agilice y haga más eficiente el cálculo de la nómina. Que tu equipo pueda apoyarse de una herramienta de payrolling y consultar con especialistas libera tiempo; pero también te libra de dificultades y posibles multas.

Entre otras palabras, puedes estar tranquilo de que el negocio está protegido con el cumplimiento de pagos y al día con los entes reguladores.

Ahorro de costos 

Poder resolver ciertas tareas en línea libera personal y permite ahorrar costos en impresión y gestión de documentos. Así, los gastos operativos y de Recursos Humanos reportan una significativa mejoría.

Deja que una organización equipada con tecnología y personal cualificado te brinde las herramientas para automatizar el cálculo de los pagos. 

Mayor concentración en tu negocio

Debe ser prioridad que el talento de la empresa se enfoque en el core business de la organización y cree otras metas estratégicas. Por eso, decide tercerizar el cálculo de nómina o incorporar una herramienta automatizada en línea que permita agilizar este proceso.

Como consecuencia, lograrás una respuesta más rápida y eficiente en los flujos de trabajo. Entre las ventajas de la maquila de nómina, el uso de una herramienta de payrolling es el de mayor valor para tu personal.

Evitar errores de cálculo

Todo el que ha estado involucrado en la responsabilidad de pagos de salarios, sabe el alto grado de complejidad que tiene. Entre los errores en el cálculo, es usual caer en imprecisiones o equivocaciones en las tarifas relacionadas con los impuestos y las variaciones que ocasionan según sean los días o semanas que tenga el mes.

En México, la Ley Federal del Trabajo y las distintas leyes relacionadas de los entes reguladores marcan las pautas a la hora de calcular el salario. A fin de no evadir u omitir tu responsabilidad como empleador, un servicio especializado en maquila de nómina es una garantía. 

Evitar multas

Como hemos ido alertando, cualquier error en el cálculo de la nómina u omisión puede acarrear multas. Incluso no cumplir puntualmente con los pagos y los aportes a las instituciones públicas (IMSS, INFONAVIT o SAT, entre otras).

Aparte, incurrir en errores en los cálculos de los pagos y deducciones, puede generar demandas y desconfianza en tus colaboradores.

Si por ejemplo se descuida la actualización de información del personal en cuanto a salario, sus prestaciones, los descuentos por INFONAVIT, entre otras condiciones del contrato, serás multado.

Evitar retardos

Al ser muchos los detalles de los cuales estar pendientes por cada colaborador, un proceso manual es poco seguro. En cambio, poder trabajar con una herramienta en línea automatizada logra optimizar el tiempo, a fin de evitar cualquier retardo.

Para todo empleador, una obligación principal debe ser pagar la nómina de sus colaboradores en tiempo y forma. Si tu planilla ha crecido mucho o se han sumado responsabilidades al equipo a cargo, un proveedor externo te asegura puntualidad.

Si consideras que tu personal tiene un alto grado de actualización en temas legales y fiscales, apóyalo. El uso de una herramienta como la que ofrece Payrolling es un desahogo necesario de tareas. 

Conclusión

La maquila de nómina por medio de sistemas automatizados que estandarizan los cálculos ayuda a las empresas a optimizar sus procesos. 

Aún así, eventualmente hay cambios en la normativa laboral y fiscal que exigen revisión y ajustes en el cálculo de pagos al personal. Por ello, siempre es importante tener un aliado que te alerte y guíe en las modificaciones del ejercicio periódico.

Aparte de las regulaciones, hay que considerar el giro de la empresa, faltas u horas extras trabajadas y más particularidades que inciden en el cálculo de nómina. 

No expongas a tus colaboradores a retrasos en los pagos y evita incurrir en multas. Con Payrolling tu equipo administrativo y contable no necesita ocuparse de estas modificaciones, ya que tenemos la solución en la nube. Así, el equipo podrá hacer uso de nuestra herramienta para la maquila de nómina con total confianza.

Contáctanos para cotizar un servicio a la medida de tu negocio y obtén las ventajas de la maquila de nómina.

El cargo 6 Ventajas de la maquila de nómina: la tranquilidad de hacerlo bien apareció primero en Payrolling.

Ciertamente, trabajar la nómina es complejo porque exige tener conocimiento de leyes laborales y fiscales; así como entender términos financieros y de contabilidad básica. 

Es por ello que dejamos esta introducción al tema de nómina donde aclaramos las dudas más frecuentes en cuanto a su estructura y función.

¿Por qué la nómina en México tiene una estructura?

La nómina es un instrumento que permite efectuar el pago a cada uno de los empleados de la organización. En otras palabras, es un documento que especifica la cantidad de dinero que recibe cada trabajador durante un determinado tiempo. 

A efectos de la empresa, la estructura de la nómina permite el registro ordenado de las percepciones y deducciones de cada colaborador, así como los beneficios extras acordados con el trabajador. 

Existe una estructura de la nómina que contempla la información necesaria para su cálculo. Esto con el fin de apegarse al cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley de Seguridad Social (LSS) y el Código Fiscal de la Federación. 

En México, la nómina es una obligación dispuesta en los siguientes artículos: 

• Artículo 83 de Elaboración de Nómina de la LFT. 
• Artículo 804 de la LFT.
• Artículo 15 de la LSS. 
• Artículo 67 del Código Fiscal de la Federación.

Además, la estructura de nómina facilita trámites legales y agiliza los pagos de impuestos que deben asumirse como empleador

A medida que la cantidad de empleados se incrementa, el cálculo de nómina resulta más complicado. Ante este escenario, conviene servirse de una herramienta de payrolling, que permita administrar la nómina de manera precisa y eficiente. 

Estructura de la nómina en México

Para realizar los pagos de forma correcta, la estructura de la nómina debe estar apegada a lo requerido por los entes fiscales y laborales. Por tanto debe considerar: percepciones, deducciones y periodicidad de la nómina.

Percepciones a pagar

Las percepciones o devengos engloban los ingresos brutos por concepto del trabajo y beneficios adquiridos por contrato. Son conceptos económicos variables que recibe un colaborador en calidad de subordinado; pueden ser en dinero o especies. 

 Ejemplo:

• Salario. Pago que contempla: salario base, prestaciones, indemnizaciones y complementos salariales.
• Reparto de utilidades. Porcentaje de las utilidades del ejercicio fiscal de la organización.
• Horas extra. Cuando un colaborador permanece después de concluida su jornada. Se contempla como un 200% del salario ordinario.
• Bonos. Percepciones extras por concepto de cumplimiento de metas, desempeño o antigüedad.
• Comisiones. Se calculan con base en un porcentaje de ingresos por ventas.
• Vacaciones. 
• Primas. Tal es el caso de la prima vacacional y se refiere al monto extra que percibe el trabajador durante las vacaciones. Lo mínimo a contabilizarse debe corresponder a un 25% de su sueldo.

En la Ley Federal del Trabajo (LFT) se distinguen diversas percepciones. Algunas son obligatorias, por lo que el patrón debe asegurarlas; mientras que otras son opcionales. Tal es el caso de las comisiones, los bonos, incentivos por asistencia, entre otros.

Deducciones

Por su parte, las deducciones son todas aquellas retenciones que se realizan al trabajador. Son la parte que resta a los devengos salariales, acorde a las leyes pertinentes. 

El artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo establece que los colaboradores tienen derecho a saber toda la información relacionada a las deducciones y sus conceptos. Ejemplo de retenciones son los Impuestos (SAT) y el Seguro Social (IMSS).

Además, hay diversas razones por las cuales se pueden hacer deducciones de nómina. Entre ellas: 

• Pago de un préstamo realizado por la empresa. 
• Abonos al INFONAVIT y FONACOT, si el trabajador obtiene un crédito. 
• Caja de Ahorro.
• Fondo para el Retiro. 

Sean cuales fueren las deducciones, el total no debe ser mayor al 30% del salario base, según el Artículo 110, fracción IV de la LFT. De lo contrario, podrías incurrir en sanción. 

Periodicidad del pago

Las periodicidades de pago más implementadas en México son: quincenal y mensual, pero dependiendo del tipo de trabajo también pueden ser semanal y catorcenal y decenal.

Elementos del recibo de nómina

Los elementos que deben estar contenidos en el recibo de nómina son:

• Fecha.
• Datos de la empresa.
• Datos del empleado. Nombre completo del trabajador, Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y cargo que desempeña en la empresa.
• Periodicidad del pago.
• Total de percepciones.
• Total de retenciones.
• Incapacidad, ausencias justificadas por alguna enfermedad.
• Tipo de nómina.
• Tipo de salario.
• Salario integrado.
• Faltas.
• Jornada.
• Fecha de ingreso.
• Fecha de pago.
• Método de pago (debe quedar expreso si se hizo en efectivo o mediante transferencia electrónica).
• Pago neto.
• Lugar de emisión.
• Firma por parte de la empresa y firma del empleado, aunque es un formato digital, este apartado permanece.
• Sello digital del CFDI, SAT y cadena del Complemento de Certificación Digital del SAT.

Conclusión

Los datos que requiere una nómina fueron establecidos para controlar el cumplimiento de las obligaciones patronales y hacer transparente el ejercicio de pago a cada trabajador.

Es muy delicado el proceso de cálculo de las deducciones y retenciones aplicables, ya que las cantidades varían según el sueldo percibido. Sin embargo, al utilizar una herramienta de payrolling, gestionas eficazmente las nóminas.

Con tener todos los elementos de la estructura de la nómina de manera ordenada, aseguras la salud financiera y fiscal de tu empresa. Así mismo, logras presentar un documento detallado a tus trabajadores, tal como lo exige la ley.

Si te resulta confuso el orden correcto para presentar esta información, puedes ayudarte con una herramienta en línea, capaz de trabajar tu nómina sin importar la cantidad de empleados que tengas.
Con payrolling tienes al alcance la solución digital que será la mano derecha de tus noministas. Contáctanos para apoyarte con nuestra herramienta en línea y agiliza el cálculo de la nómina sin contratiempos.

El cargo Componentes y estructura de la nómina apareció primero en Payrolling.