El departamento de Recursos Humanos y el departamento de contabilidad en conjunto, suelen encargarse de la gestión de incidencias laborales. La razón: es una información que se requiere principalmente para el cálculo de la nómina.
Si se trata de pequeñas empresas, lo usual es que algunas incidencias queden en una notificación verbal. Sin embargo, esto no permite establecer un origen y control que ayude a establecer un mejor protocolo de abordaje en caso de presentarse un evento similar.
Existe una clasificación para el tipo de incidencias laborales y acá las tratamos para entender el valor de reportarlas y registrarlas adecuadamente.
¿Qué son las incidencias laborales?
Las incidencias laborales son contingencias o alteraciones ocurridas durante la jornada laboral. Pueden ser causadas por algo o alguien.
En consecuencia, un incidente puede afectar a la empresa, teniendo que responsabilizarse con una indemnización. También puede perjudicar al trabajador, porque ocasiona un accidente o porque su gravedad es motivo de descuento en el pago. Incluso, puede perjudicar el desempeño laboral de otros colaboradores.
Al respecto, todas las incidencias deben quedar registradas. En caso de ser motivo de alteración en el pago del trabajador, quedan reflejadas en el recibo de nómina. De ahí la importancia de manejar adecuadamente la información.
Hay diversos factores que se toman como incidencias laborales para el cálculo de la nómina y las explicamos a continuación.
Tipos de incidencias laborales
Cuando el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo puede generar una incidencia laboral. También si un trabajador ejecuta sus tareas en condiciones de riesgo.
Otras incidencias a saber son: incapacidad por maternidad, período de lactancia. Todas se toman en cuenta para el cálculo de la nómina, porque son situaciones que se relacionan con: el desempeño; el grado de cumplimiento; accidentes o enfermedades laborales que producen algún tipo de incapacidad; derecho laboral.
Al respecto, existen dos tipos de incidencias laborales:
Incidentes imprevistos: faltas, retardos, incapacidades laborales, comisiones, bonos
Se refiere a las contingencias que ocurren repentinamente, sin anticipación. En consecuencia el trabajador no puede realizar su trabajo.
Al momento de realizar el cálculo de la nómina, estos eventos son tomados en cuenta, según su severidad.
Ejemplos de incidencias laborales imprevistas son:
- Incapacidad laboral. El trabajador queda impedido de realizar sus labores a causa de una enfermedad o accidente laboral. Dependiendo del tipo de incapacidad laboral el pago lo realizará el empleador o el IMSS.
- Retardos. Según la ley laboral hasta 30 minutos se considera un retardo leve, sin afectaciones en el salario. Pero, cuando el registro de entrada se realiza después del tiempo de tolerancia, aplican descuentos en la remuneración.
- Faltas. El trabajador se ausenta de sus labores. Puede ser justificada o injustificada. En caso de ser injustificada se aplica algún tipo de descuento en el cálculo de la nómina.
- Comisiones. Al estar asociados al desempeño del trabajador, varía el monto a pagar. Por lo tanto, se trata de incidencias laborales imprevistas.
- Bono de productividad. Este pago extra en calidad de reconocimiento por alcanzar o superar los objetivos que establece la empresa, tampoco puede anticiparse.
Incidente previsto: vacaciones, incapacidad por maternidad, horas extra, ausencias, periodo de lactancia
Aquel que está contemplado y para el cual existe un procedimiento claro en Recursos Humanos. Ejemplos de incidencias laborales previstas son:
- Vacaciones. A partir del año de antigüedad en la empresa, el trabajador tiene derecho a un periodo vacacional. Este descanso remunerado lo establece la Ley Federal del Trabajo (LFT).
- Incapacidad por maternidad. Este descanso previo y posterior al parto está previsto en la ley e incluye el subsidio de incapacidad que entrega el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Horas extra. Cuando la empresa estima cierto número de horas extra que tendrán que cubrir sus trabajadores a lo largo del mes.
- Días económicos. Es un descanso remunerado por acuerdo para tomar días de ausencia reconocidos por la empresa en el pago. Este beneficio se debe pautar con anticipación, de ahí que sea una incidencia laboral prevista.
Paso a paso para el reporte de incidencias laborales
Ya que las incidencias laborales son las que influyen en la remuneración que perciben los trabajadores, la empresa debe establecer un procedimiento para reportarlas; a fin de asegurar una adecuada gestión de las mismas.
En ese sentido, te recomendamos cubrir los siguientes pasos:
1. Selecciona un software para el control de asistencia
Te permite realizar una adecuada gestión de situaciones como el absentismo, los retrasos o las horas extra. Así, podrás tomar acción para corregirlas y mejorarlas.
Con un software de ese tipo también podrás automatizar las solicitudes de tus empleados, tener acceso al cuadro de días totales para hacer previsiones y la información siempre disponible y actualizada.
Lo más útil de estos programas es que reúna información y documentación. Se debe levantar todos los datos posibles del incidente. En caso de ser necesario, la evidencia audiovisual o documentos dan contexto y deben estar respaldados con la firma del responsable de la organización.
2. Elabora el formato de reporte de incidencias laborales
Toda esta información debe estar en el reporte de incidencias. Se trata de un documento que la empresa tiene que elaborar, con una estructura clara que permita reflejar de manera amplia y detallada lo ocurrido.
Actualmente, lo recomendable es que sea un sistema totalmente digital, para consultar la información cuando lo necesites; actualizar los datos cada vez que sea necesario y compartir los reportes fácilmente con el resto del equipo.
Para diseñar un formato adecuado de incidencias laborales, hay que tener en cuenta datos como:
- Nombre del documento, incluyendo mes y año.
- Identificación de la empresa.
- Fecha y hora exacta en la que sucedió el problema.
- Tipo de reporte (si fue accidente, enfermedad o relacionada al equipo)
- Nombre completo del o los involucrados en la situación, incluyendo cargo o relación laboral.
- Descripción de la situación: qué pasó, quiénes estaban presentes, comportamiento y reacción de los involucrados, lugar del hecho y todo detalle que ayude a dar contexto y explicación.
- Pruebas o documentación de respaldo, para acreditar el reporte. Ejemplo: lista de la hora de llegada del personal, la documentación de solicitud y aprobación de vacaciones o las incapacidades laborales, entre otras.
- Responsable del reporte. Debe aparecer al final los datos de la persona encargada de elaborar el reporte y su cargo.
3. Determina el tipo de incidencia
Como ya explicamos, pueden darse incidencias previstas o imprevistas. Debes identificar con precisión estas variables, ya que en función del tipo de incidente se realizará el cálculo en la nómina.
4. Comparte el reporte
Por último, los miembros de tu equipo que necesiten la información de los reportes deben tener total acceso. Generalmente, los encargados de elaborar la nómina de los trabajadores y los responsables de la gestión de personal.
Por otro lado, cuando sucede algún incidente lo primero es mantener una comunicación clara con los involucrados. El personal de Recursos Humanos debe contar con un adecuado formato para guiar esta fase.
Recuerda que parte clave de los reportes es identificar acciones de prevención. Una vez recabados los datos, se deben analizar los hechos e identificar si había posibilidad de prevenirlos.
Importancia de contar con un reporte de incidencias laborales
Con un formato bien estructurado se puede realizar un análisis profundo e identificar el origen de un problema; también su frecuencia.
Aparte, gracias a un buen reporte el colaborador podrá ser consciente de la recurrencia en algunas faltas a fin de corregir o mejorar algunas prácticas. Tal es el caso de los marcajes de entradas y salidas o descansos.
Además, te dejamos 3 razones de la importancia de reportar las incidencias laborales. Éstas son:
1. Para el cálculo de nómina sin errores
Cualquier tipo de alteración en el desempeño del trabajador debe quedar asentado en un documento bien estructurado. Es importante que recoja la información necesaria en detalle, para que no haya omisiones o errores a la hora de realizar el cálculo.
2. Para evitar un problema en el futuro
En el caso de alguna incidencia que afecte el salario del trabajador, éste podrá solicitar una aclaración, con base en lo registrado. Esto podría evitar algún conflicto legal.
La idea de un adecuado reporte es tener un proceso transparente. En especial cuando el colaborador solicita los detalles.
3. Para evitar sanciones
Tener registro fiel en caso de cualquier revisión fiscal o legal agilizará el proceso y facilitará la corroboración del debido procesamiento de cada una de las incidencias acaecidas en determinado período.
Conclusión
Después de conocer la importancia que tiene un correcto registro en un formato de reporte, sabemos que buscarás mejores herramientas para el manejo de la nómina.
Para ello, Payrolling es la solución. Con la implementación de una herramienta para el cálculo de nómina y captura de incidencias laborales, es posible y efectiva.
En resumen, el reporte de incidencias laborales es importante para:
- Hacer el cálculo correcto de la nómina (y de los impuestos).
- Evidenciar información, en casos de inconformidades o litigios laborales.
- Evitar sanciones.
- Mejorar el desempeño del trabajador, a partir de medidas preventivas y correctivas.
Por todas estas razones, las empresas deben evaluar hacerse de las mejores herramientas con el mejor aliado: Payrolling. Contáctanos.
