Contratar la maquila de nómina para PyMES y startups es algo que para algunos resulta innecesario. ¿Para qué tener por fuera quien gestione la nómina de mi empresa si tengo pocos empleados? Si te ha tocado la tarea de justificar por qué es conveniente el servicio de maquila de nómina, éste artículo es lo que buscabas.
Para empezar, una PyME suele tener recursos limitados en sus primeros años de actividad. Mismos que, en gran medida, se concentran en el pago de sueldos de los colaboradores, entre otras responsabilidades.
Con el servicio de maquila de nómina para PyMEs la empresa optimiza el trabajo que corresponde al área de Recursos Humanos. Ya que no requiere de un nominista y tiene la garantía de un proceso de cálculo correcto en tiempo y forma.
Te explicamos cómo funciona éste servicio especializado en PyMES y entenderás que de hecho son el tipo de empresas que más lo solicitan. Y es que resulta más ágil y económico contar con un aliado estratégico que se ocupe de este proceso.
¿Cómo se diferencia la maquila de nómina para PyMES y grandes empresas?
La maquila de nómina no se implementa de la misma forma para todas las empresas. Sus características y estructura son parte de la razón. También el tamaño de la empresa y volúmen de operaciones que multiplican esfuerzos en el departamento de RRHH determina cómo se realiza un plan del servicio.
Como base, la maquila de nómina se ajusta a 4 elementos:
- Analizar la nómina.
- Diseñar la parametrización.
- Realizar pruebas en paralelo.
- Procesar la nómina y los servicios acordados.
En ese sentido, hay servicios de maquila de nómina como Payrolling by Consolidé que ofrecen diferentes opciones, incluyendo una herramienta digital completa para el cálculo de nómina.
A diferencia de las PyMEs, las grandes empresas pueden invertir en noministas y una herramienta digital resulta un gran apoyo. Esto puede que no sea suficiente para una empresa pequeña o mediana y el servicio de maquila de nómina es la mejor opción.
Lo recomendable es que desde que se crea una PyME se concrete el apoyo administrativo, contable y fiscal con un proveedor de servicios especializados. Así, la maquila de nómina hará que la empresa opere de forma óptima, sin riesgos y enfocada en el core de su negocio.
Delegar estos procesos a profesionales con la experiencia y herramientas tecnológicas, ayudarán a conquistar sectores del mercado, en los que las grandes empresas no prestan atención.
Dicho esto, para acordar el alcance y costo del servicio, la PyME contacta con un proveedor registrado ante el REPSE. Luego de revisar la documentación del proveedor y aceptar los términos del acuerdo, la PyME comparte la información de nómina de la empresa.
A esto le sigue el análisis general de la nómina del cliente, para conocer la profundidad del trabajo. También para revisar si existen costos ocultos o fallos en cálculos pasados.
Como resultado, todos los meses se notifica cualquier novedad para que el proveedor tenga los elementos que componen el cálculo de la nómina. A continuación explicamos el alcance de este servicio.
¿Qué puedes esperar de un servicio de maquila de nómina con Payrolling?
La maquila de las nómina para PyMEs es un apoyo externo que libera a tu departamento de Recursos Humanos en tiempo y responsabilidades. La tarea administrativa, contable y fiscal que conlleva el cálculo de nómina es compleja y minuciosa.
De ahí que un servicio especializado sea tan importante. Tendrás un equipo con experiencia que te garantiza el papeleo correspondiente ante los distintos entes regulatorios; se evitan errores; se logra la puntualidad de los pagos y la empresa cumple con todas las normativas.
A continuación detallamos lo que incluye el servicio de maquila con Payrolling:
Cálculo de nómina
Usualmente el pago a los empleados es quincenal. Sin embargo, existen diversos períodos de pago (semanal, catorcenal, mensual).
Como mencionamos al inicio, al contratar la maquila de nómina debes entregar la información y documentación necesaria para configurar las modalidades de pago.
Los contratos son clave para el inicio del cálculo de nómina para PyMES; puesto que en ellos se detalla la información de la empresa y la del empleado así como el sueldo y prestaciones acordadas por ambas partes.
Reportes de nómina
Mediante este documento tu empresa tendrá los detalles de los pagos efectuados a los colaboradores durante un periodo de tiempo específico.
En el reporte de nómina se incluyen datos como: el salario base, deducciones, prestaciones, horas trabajadas, impuestos y toda compensación adicional.
Este documento resulta vital para la empresa por dos razones: te permite llevar un control y así cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Además, puedes evaluar la eficiencia laboral y el gasto salarial por departamento.
Cálculos de cuotas de seguridad social
Para determinar las cuotas de seguridad social es necesario determinar el Salario Base de Cotización (SBC) de cada empleado. Para ello se toman en cuenta las prestaciones y el cambio de días de vacaciones de los trabajadores por cada año de servicios (que modifica el factor de integración).
Con la información del SBC de cada empleado se determinan las cuotas obrero-patronales, para:
- Prima de riesgo.
- Enfermedad y maternidad.
- Invalidez y vida.
- Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.
- Guardería.
- Infonavit.
Para las retenciones se toma como referencia económica la Unidad de Medida de Actualización; con la cual se determina el pago de las obligaciones, multas, impuestos, deducciones personales y créditos del INFONAVIT.
En 2023 la UMA quedó de la siguiente manera: Diario: $103.74; mensual: $3153.70
y anual: $37,844.
Captura de incidencia faltas, incapacidades, permisos
Las incidencias han de quedar registradas y bien identificadas para el cálculo del período correspondiente. Hay varios tipos de incidencias, previstas y no previstas. Entre ellas:
- Accidentes laborales
- Retardos
- Ausencias
- Enfermedad
- Descuentos
- Bonificaciones
- Vacaciones
- Periodo de lactancia
- Incapacidad por maternidad
- Créditos INFONAVIT y FONACOT
Timbrado ilimitado
La validación de la nómina digital mediante una firma electrónica o timbre es un requisito del SAT.
Con el timbrado se confirma que toda la información y el cálculo ha sido verificado por la institución. Recordemos que a partir del 1 de abril de 2023 todas las empresas están obligadas a emitir facturas de nómina 4.0, es decir, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Este paso de timbrado de nómina se efectúa una vez finalizado el ejercicio de cálculo de nómina.
Al tener contratado el servicio de maquila de nómina, el proveedor (en este caso Payroll by Consolidé) incluye este trámite de manera ilimitada.
Determinación de pago SUA
Los patrones con 5 o más trabajadores están obligados a autodeterminarse usando el Sistema Único de Autodeterminación. Para ello, el proveedor de servicios especializados utiliza la información que proporciona el IMSS e información de los movimientos e incidencias que afectan a los trabajadores.
A través de dicho sistema se determinan los importes y conceptos para el pago de las cuotas obrero-patronales por conceptos de IMSS, Retiro, Cesantía y Vejez e INFONAVIT.
Movimientos de empleados en IMSS (altas, bajas, modificaciones y variables)
Todas las modificaciones que se generan dentro de un periodo determinado deben considerarse en el cálculo. De ahí la importancia de registrar y notificar cualquier movimiento de empleados al proveedor, para el correcto cálculo de nómina de cada empleado.
Entre los movimientos están: alta o baja ante las entidades de seguridad social, como el IMSS o el Infonavit. También reingresos, cambios de salarios, la incapacidad laboral.
Acceso a plataforma para descargar reportes y subir incidencias
Las PyMEs se benefician enormemente de tener acceso a una plataforma digital especializada en el cálculo de nóminas. Con esta herramienta se agiliza el proceso de nóminas; al tiempo que se garantizan los montos y tiempos de pagos.
De esa forma, serán los requerimientos del cliente los que determinen el tipo de servicio más conveniente para la empresa. En este caso, Payrolling by Consolidé ofrece el servicio de maquila de nómina y pone también a disposición el acceso a su herramienta digital en línea, ideal para pequeñas y medianas empresas.
También permite un seguimiento en tiempo real de la nómina, a fin de descargar y subir incidencias; así como el acceso desde cualquier dispositivo.
Captura de movimientos de empleados de altas, bajas, modificaciones de salarios
También es importante destacar que la PyME deberá de avisar con anticipación cualquier alta o baja de un empleado así como las incidencias. Con ello, el proveedor de la maquila de nómina para PyMEs tendrá un mejor control del cálculo de nómina.
Reporte de Acumulado nómina mensual RCC
Es importante mantener un registro con el detallado de los sueldos y salarios de los colaboradores. La información debe incluir los conceptos por percepciones y deducciones.
Con el acumulado de nómina tienes la suma global de todos los conceptos según los listados por periodicidad con la que se generan las nóminas. Entre ellos, la suma de los sueldos y salarios, pago de ISR, cuotas de IMSS, entre otros.
Reporte de acumulado para ISN RCC
Con el reporte de acumulado de nómina realizas el pago de Impuesto Sobre Nómina; que corresponde efectuar de manera mensual.
Cumple con tus obligaciones fiscales sin retrasos ni errores. El reporte acumulado sirve además para autocorrecciones por medio de conciliaciones de sueldos y salarios.
Reportes de nómina puede ser quincenal o semanal RCC
Independientemente de la periodicidad de la nómina (mensual, quincenal o semanal), los reportes son necesarios en caso de revisión por parte de la autoridad. Se solicitan los acumulados de nómina y los CFDIS de los mismos.
Entrega de líneas de captura
Tu proveedor se ocupa de la emisión de línea de captura; esa clave alfanumérica de 20 posiciones que proporciona el GDF. Con ella se identifica el concepto del pago, fecha de vencimiento e importe.
Entregas de cédulas de liquidación y disco SUA
De esta manera la empresa podrá realizar el pago puntual de sus formatos del IMSS.
Conclusión
Con el proveedor adecuado, tu empresa logrará aprovechar al máximo los servicios de especialistas en nómina y la tecnología.
Sea que tu empresa no cuenta con un área de recursos humanos o que la persona que se encarga del pago de nómina tiene más responsabilidades, tercerizar la gestión de nómina es la mejor opción.
Y si el personal de RRHH o contabilidad no cuenta con capacitación especializada, es momento de evaluar los costos de inversión. Toma en cuenta que ante períodos donde el personal que gestiona la nómina se satura de trabajo, todo se ralentiza en el departamento.
Payrolling by Consolidé fungirá como tu área operativa de nómina, para el cálculo efectivo y puntual de salarios. Cumple con pagos y depósitos de sueldos, bonos y préstamos. Te garantizamos la retención de impuestos y prestaciones, cumpliendo las disposiciones legales.
Además, gracias a nuestra herramienta en línea podrás tomar mejores decisiones presupuestarias y de planificación, al tiempo que cumples con tus obligaciones.
En Payrolling te guíamos y asesoramos para ofrecerte el servicio especializado que se adapta a los requerimientos de tu organización. Optimiza los procesos de gestión de nómina con los mejores servicios. Contáctanos.
