Cuando hablamos de administración de nómina, usualmente tocaremos el tema de los tipos de nómina que existen y aplican para nuestra organización. Es por ello que hoy te explicaremos los tipos de nómina que se existen en México y la estructura básica que debe tener; en cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 804.
Además de esa ley, este documento es el que permite inscribir a un trabajador en el Instituto Mexicano del Seguro Social (artículo 15 de la Ley del Seguro Social); ente donde se validan salarios y días trabajados.
Como son varias las normativas a las que obedece este requisito administrativo, todo responsable de esta tarea debe conocer sus características; dado que aporta toda la información de remuneración de los empleados y vínculo con la empresa.
Esto a su vez, permite controlar lo que la empresa invertirá en un periodo determinado. Veamos los puntos claves a considerar en este proceso.
La nómina en pocas palabras
La nómina es un documento formal que lleva el registro detallado del salario de un empleado y retenciones como el seguro social o los impuestos. El resultado de ese ejercicio contable durante cierto período, es el monto que el trabajador recibe por sus servicios.
Este documento sirve para reflejar el pago de sueldos, salarios y prestaciones a los colaboradores, así como las deducciones correspondientes.
La palabra nómina viene del latín y significa nombres; por lo que en esencia se trata de una lista con los datos de los trabajadores de una organización y montos de pago.
Sin embargo, más allá de una formalidad se trata de un documento con valor fiscal, por lo que hay información que no se puede omitir; a pesar de los tipos de nómina. Tal es el caso de las retenciones de impuestos y aportaciones a instituciones como IMSS e INFONAVIT.
Tipos de nómina en México
Una clasificación general de nómina viene dada por la periodicidad. Esta tiene varias clasificaciones. Cuando se habla de nóminas por tiempo o por periodo, las más comunes son la quincenal y mensual, pero también están la semanal y catorcenal.
Nómina mensual
Se paga el salario de los trabajadores cada 30 días. Sin embargo, dependiendo del caso, se puede ajustar a 28, 29 o 31 días.
Como su nombre lo dice, el trabajador recibe un pago al mes. Si bien, el día de pago se acuerda entre empleado y empleador, es normal que los días 15 se establezcan como el día de pago bajo este sistema.
Nómina quincenal
En México este modelo de nómina es el más frecuente. Como el pago se hace quincenal, los días establecidos serán el 15 y el 30 o 31 de cada mes (a excepción de febrero, cuando tiene 28 días).
En caso de que la fecha de pago sea en día no hábil, se recorrerá al día hábil inmediato anterior.
Nómina catorcenal
Aunque podría confundirse con la nómina quincenal, este modelo se establece con base en semanas alternas (se paga un viernes sí y el siguiente no); ya que es cada catorce días. Por lo tanto, no depende de días hábiles o fines de semana.
Este tipo de nómina suele aplicar en cargos de alto perfil, como doctores o ingenieros.
Nómina semanal
Esta periodicidad de pago es muy habitual en la industria de la construcción o empresas que se dedican a actividades de transformación de productos. El día de pago suele establecerse por común acuerdo, básicamente los viernes, sábado o domingo.
Otro modelo por periodicidad utilizado en México es el decenal. Sin embargo, muy poco se aplica. Bajo este sistema, el trabajador tiene tres ingresos por mes; aplica para cargos cuyos ingresos se establecen por comisiones.
Adicionalmente, existen otros tipos de nómina como las prorrateadas, las de baja por enfermedad, o las de horas extras; así como por contrato: nómina de socios, personal de base y personal eventual.
¿Qué es la coexistencia de nóminas?
Cuando las nóminas de una empresa son clasificadas por el tipo de personal, se habla de coexistencia de nóminas. En ese sentido están:
- Nóminas de personal directivo o ejecutiva. Estos formatos poseen información salarial de los altos ejecutivos de la empresa, que puede manejarse de forma confidencial.
- Nómina general de empleados. Este tipo de nómina posee la información de los empleados contratados por la directiva; puede tener subgrupos, dependiendo del orden jerárquico que se maneje en la empresa, o los niveles y secciones dependientes en su clasificación de responsabilidades específicas.
En México lo más común es utilizar las nóminas de tipo mensual y quincenal. Sin embargo, las nóminas por tipo de personal, será coexistente o excluyente acorde a las necesidades de la empresa; ya que la organización puede establecer rangos directivos, cargos de confianza, empleados generales y subgrupos de empleados.
Elementos básicos de la nómina
Existe un formato de nómina por Ley que dicta la información obligatoria a reflejarse en nómina y es:
- Datos distintivos de la empresa.
- Nombre completo del trabajador, Registro Federal de Contribuyentes y cargo que desempeña en la empresa.
- Periodo de pago.
- Percepciones salariales ordinarias y extraordinarias detalladas. Son los conceptos por los que se le está pagando al trabajador (sueldo, horas extra, vacaciones, prestaciones sociales, entre otras).
- Deducciones al salario bruto detallado. Son las retenciones o descuentos que se efectúan al trabajador de su salario; de acuerdo a lo que establece el IMSS y el SAT.
- Pueden ser el Impuesto Sobre la Renta, el Seguro Social, o la compra de algún material.
- Cantidad a recibir.
- Lugar de emisión, firma de la empresa, firma del trabajador y sello.
Para el cálculo de la nómina, los datos que se toman son: percepciones, deducciones y periodicidad de la nómina.
Conclusión
La nómina tiene una gran importancia, tanto para el trabajador como para la empresa; ya que define los ingresos del personal y un error en el cálculo conlleva penalizaciones y sobrecargos.
Adicionalmente, hablamos de varios tipos de nómina que deben establecerse con mucho cuidado, para que la gestión sea transparente y eficiente.
En sí hablamos de una de las operaciones más críticas del área de Recursos Humanos, por lo que contar con personal altamente entrenado en aspectos financieros, fiscales y laborales es vital. A lo cual es crucial el conocimiento del cálculo de nómina en México.
Si quieres conocer cómo realizar el cálculo de nómina con ayuda de expertos, contáctanos. En Payrolling estamos para ayudarte.
