El timbrado de nómina es un paso indispensable para dar legalidad a los comprobantes de sueldos que reciben los trabajadores. Al realizar este procedimiento con un facturador electrónico, son muchos los beneficios para la empresa y te explicamos por qué.
El trabajador, al recibir la remuneración económica por su trabajo debe recibir un recibo de nómina. Éste contiene el detalle de los ingresos y deducciones; información personal e información de los empleadores.
Pero además, dicho documento posee diversos mecanismos de seguridad, que permiten a la Secretaría de Administración Tributaria (SAT) evitar el fraude. Uno de esos mecanismos es el timbrado de nómina y acá te explicamos mejor qué es y cómo se hace.
¿Qué es el timbrado de nómina?
El timbrado de nómina es un procedimiento de validación de la nómina digital. Se crea un archivo electrónico y éste debe contener una firma electrónica o un timbre.
Con este timbrado, el recibo de nómina obtiene la validez oficial ante y por el SAT; lo que confirma que ha sido verificado correctamente por la institución.
En otras palabras, el timbrado de nómina es una comprobación fiscal del pago de servicios laborales, finiquitos o liquidez que se efectúa ante el SAT.
Desde 2014, las empresas están obligadas a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y sellarlos (timbrarlos).
Timbrado de nómina en el recibo de nómina
El recibo de nómina es un documento formal que sirve a las empresas como constancia de haber cumplido con el pago de salarios a sus empleados o colaboradores. A su vez, sirve al empleado para tener el detalle de sus percepciones y deducciones, así como hacer constar su relación laboral.
El timbrado de nómina se efectúa una vez finalizado el ejercicio de cálculo de nómina. Pero antes, se comprueba el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de los empleados y luego, por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) se verifica que todo esté correcto. Si el recibo necesita correcciones, se devuelve para revisión, de lo contrario se procede a timbrar.
De esta forma el recibo de nómina cuenta con la validación del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Conceptos en el Catálogo de Percepciones del Catálogo del complemento de nóminas
Existen 39 conceptos en el Catálogo de Percepciones del complemento de nóminas del SAT. Los más comunes son:
- 001- Sueldos, salarios, rayas y jornales
- 002- Gratificación anual (Aguinaldo)
- 003- Participación de los trabajadores en las utilidades
- 010- Premios por puntualidad
- 012- Seguro de gastos médicos mayores
- 020- Prima dominical
Proceso de timbrado de nómina
El 1 de enero de 2022 entró en vigor la versión 4.0 de los CFDI. Con ello, se establecieron nuevos requisitos para la emisión de facturas, que son: el nombre, RFC y Código Postal del receptor. Esto a fin de evitar la suplementación de identidad.
El proceso de timbrado de nómina es el siguiente (ojo, esto lo hace el empleador):
- Ingresas a sat.gob mx y en el menú superior derecho, ubicas el icono de sobre que es “contacto”. Haces clic y vas a la sección “asistencia por internet (Mi Portal)”, despliegas y haces clic en la opción “portal personal, mi portal (contribuyente)”.
- Registras RFC, contraseña e inicio de sesión.
- Seleccionas “servicios por Internet/servicios o solicitudes/solicitud”.
- Completas el formulario de la solicitud. Seleccionas el trámite “solicitud datos trabajadores”, adjuntas el listado con el total de los RFC a validar en archivo de texto plano (.txt) y comprimido en .ZIP, y das clic en “enviar”.
- El sistema proporcionará el acuse de recepción con el folio con el que se podrá consultar la respuesta posteriormente.
Luego, para consultar la respuesta, debes ingresar en el portal personal “Mi Portal”; iniciar sesión; capturar el número de folio de la solicitud en la opción de “consulta”; y das clic en “buscar”. Seleccionar el folio a revisar, las notas y anexos, das clic en el icono del “clip” y descargas el archivo con los datos del RFC. La respuesta a la solicitud se entregará en los siguientes 10 días hábiles.
Sin embargo, con una herramienta para el cálculo de nómina como Payrolling, puedes generar el timbrado de nómina desde ahí mismo.
¿Cuándo se tiene que timbrar la nómina?
El timbrado se realiza luego de cada pago a los trabajadores, en un lapso de entre 3 a 11 días hábiles; dependiendo de la cantidad de empleados.
¿Quién paga el timbrado de nómina?
Este trámite queda a cargo de los patrones, personas físicas o morales. Es la forma de informar al SAT que se realizó el pago de nómina a los empleados; así como el pago de impuestos correspondiente.
Para que el gasto sea deducible se debe hacer el timbrado en un periodo de 3 días, después de la fecha de pago.
Timbrado de nómina fácil con Payrolling
Con nuestra herramienta en línea Payrolling puedes expedir recibos de nómina y timbrado de nómina. Somos un Proveedor Autorizado y contamos con un programa en la nube capaz de validar y certificar el comprobante fiscal digital por internet CFDI.
De esa manera podrás rápido y fácil, publicar los recibos de nómina para su operación y gestión.
La maquila y administración de nómina es un proceso complejo que requiere atender muchos elementos de cálculo y responder a la normativa vigente. Como empleador, debes asegurar que el pago del salario se haga en tiempo y forma, lo que incluye el timbrado de la nómina.
Para un correcto timbrado de nómina, tener una herramienta en la nube, que no ocupe espacio en servidores y facilite la labor de Recursos Humanos es un gran valor. Y así pasa con Payrolling.
Conclusión
En Payrolling contamos con una herramienta en línea que permite a tu personal de Recursos Humanos trabajar eficientemente. Somos la solución para la emisión de recibo de nómina.
Entre nuestros servicios también están:
- Cálculo de nómina (semanal, catorcenal, quincenal o mensual).
- Determinación del ISR retenido por salarios.
- Movimientos en IMSS.
- Retenciones del IMSS e INFONAVIT.
- Cálculo de percepciones y deducciones.
Beneficia a tus colaboradores y mejora tu negocio, con menos tiempo para ejecutar tareas, mayor precisión y seguridad. Cuenta con nuestros expertos.
Recuerda que al timbrar a tiempo puedes deducir la nómina como gasto. Contáctanos.
