Servicio de maquila de nómina: Todo lo que necesitas saber

Aunque la maquila de nómina es un servicio especializado, aún existen dudas de si es legal. Sin ahondar en detalles, luego de la reforma en materia de outsourcing, las empresas sólo pueden subcontratar cuando el servicio prestado u obra a ejecutar no tiene relación con la actividad predominante de quien contrata. Acá conocerás todo sobre el servicio de maquila de nómina.

En ese sentido, es válido e incluso necesario contar con un equipo experto que se ocupe de estos procesos de administración y contaduría de la nómina.

Hoy te dejamos un compendio de lo que necesitas saber acerca de la maquila de nómina para que entiendas la trascendencia de este ejercicio periódico en la estabilidad de tu compañía.

¿Por qué buscar un servicio de maquila de nómina?

Tercerizar la gestión de nómina representa varias ventajas. Por una parte, si tu departamento de RRHH es pequeño, evitas sobrecargar al personal con esta actividad, lo que ralentiza el resto de responsabilidades y la eficiencia de los procesos.

Además, si no cuentas con personal capacitado en nómina o dependes de la adquisición de licencias en sistemas especializados, ahorras en costos que probablemente no te puedas permitir.

Por otro lado, aunque cuentes con personal de perfil nominista, seguramente este recurso se ocupa en otras responsabilidades; por lo que no podrá enfocarse en las actividades que apunten a los objetivos estratégicos de la empresa. 

Con la maquila de nómina se optimiza el proceso administrativo y de contabilidad; lo que se traduce en un incremento en la productividad.

Otra ventaja importante de este servicio especializado es la seguridad y tranquilidad de delegar el proceso a expertos, capaces de responder por todas las actualizaciones y cambios que deban incorporarse al cálculo de nómina.

Con esto logras: tener los cálculos en tiempo y forma, evitar multas para la organización, cumplir con las responsabilidades fiscales y laborales.

Alcances de un servicio de maquila de nómina

Cálculo de nómina por periodo

En México, es usual pagar a los empleados cada quincena. Sin embargo, hay diversos tipos de contrato por período, donde se fija el pago semanal, catorcenal o en algunos casos se paga al personal mensualmente. 

Al contratar la maquila de tu nómina entrega la información y documentación de los tipo de contratación que maneja la empresa contratante, para configurar las modalidades de pago adecuadas

Recepción de incidencias

Las incidencias durante la jornada de trabajo pueden originarse por condiciones inadecuadas o inseguras de trabajo. También por acción del trabajador. 

En todo caso, sea cual fuere la incidencia, ésta debe estar identificada y se toma en cuenta para el cálculo de nómina del período correspondiente.

Entre las incidencias a reportar están:

  • Ausencias
  • Enfermedad
  • Créditos INFONAVIT y FONACOT
  • Omisiones de entradas o salidas
  • Incapacidad
  • Accidentes
  • Retardos
  • Descuentos
  • Vacaciones
  • Pago de incentivos adicionales
  • Periodo de lactancia
  • Incapacidad por maternidad

Modificaciones de trabajadores

Todos los movimientos de alta o baja ante las entidades de seguridad social, como el IMSS o el Infonavit, deben estar actualizados. También reingresos y cambios de salarios y demás modificaciones que inciden en la nómina del personal.

Si cuentas con una plantilla numerosa, tener un servicio de maquila de nómina te garantiza que las modificaciones de trabajadores estén al día. Estas modificaciones son responsabilidad del patrón, sujeto obligado o representante legal y deben realizarse dentro de los primeros 5 días hábiles; que cuentan a partir de la realización del movimiento.

Evita retrasos, multas y recargos delegando esta actividad en el servicio de maquila de nómina.

Movimientos de nómina

Este tipo de modificaciones que se generan dentro de un periodo determinado deben aplicar en el cálculo y quedar reflejadas en los recibos. 

Las percepciones y deducciones pueden variar de manera individual, en un grupo de empleados o por período. De ahí la importancia de registrar y hacer seguimiento para el debido cálculo, por ejemplo la incapacidad laboral o deducción de préstamo.

Generación de recibo de pago para bancos

Para dejar constancia y facilitar el pago masivo de los salarios a los empleados, el servicio de maquila de nómina genera los recibos de pago para realizar las transferencias a los bancos, ya que cuentan con todos los layouts bancarios.

Generación de CFDI

La expedición de facturas electrónicas o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), se realiza en la nube de manera rápida, reduciendo las cargas administrativas para tu empresa.

El servicio de maquila se encarga también de envíar a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC); generar PDF y enviar al correo de empleado.

A partir del 1 de abril de 2023, es obligatorio la emisión de facturas de nómina 4.0 o CFDI. 

Cálculo de nóminas especiales

Toda percepción extraordinaria debe incorporarse al cálculo de nómina. Tal es el caso de los bonos, PTU, aguinaldo, vales de despensa, incrementos de productividad, entre otros.

Cálculo de nóminas anuales

De conformidad con los artículos 96 y 97 de la Ley del impuesto sobre la renta (LISR), los empleadores están en obligación de calcular el Impuesto Sobre la Renta por periodo anual. 

Para ello, el servicio de maquila de nómina se encargará de efectuar el ajuste de sueldos y salarios correspondiente a los trabajadores, por concepto de ISR, desde diciembre durante el ejercicio vigente. 

Esto es excluyente para el trabajador si se encuentra en alguna de las siguientes condiciones:

  • No ha prestado sus servicios el año completo.
  • Sus ingresos anuales exceden los $400 mil pesos mexicanos.
  • Cuando comunica que realizará su declaración por cuenta propia.
  • Cuando tiene simultáneamente un segundo patrón.

Conclusión

El servicio de maquila de nómina permite mantener la fiabilidad de la empresa hacia sus empleados, a la vez que evita discrepancias o irregularidades que puedan resultar en evasión fiscal o faltas ante los entes reguladores.

Ofrecemos soluciones, con respaldo tecnológico y la asesoría necesaria en materia laboral, fiscal, administrativas, entre otras inherentes al área de Recursos Humanos. Si deseas conocer nuestro servicio automatizado de payrolling o pedir información, contáctanos.

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