Una de las instituciones más importantes para los trabajadores en México es el IMSS. Se trata del Instituto encargado, entre muchas cosas, de proveer servicios de salud. Todo patrón que tenga registrada una empresa en México debe estar dado de alta en el IMSS. A lo anterior se le conoce como registro patronal.
Para registrarse como patrón ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), las empresas deben seguir ciertos pasos y proporcionar documentación específica. Con ello obtendrán un registro único de 11 caracteres que les ayudará a hacerse cargo de sus cuotas obrero-patronales.
Conoce más sobre el registro patronal ante el IMSS.
¿Qué es el registro patronal?
El registro patronal es el trámite para darse de alta ante el IMSS como empresa o patrón. Esto implica proporcionar información sobre el tipo de negocio y el número de empleados. El registro vincula al patrón directamente ante el IMSS para el pago de las cuotas obrero-patronales y cualquier otro trámite ante el Instituto.
No importa si eres una persona física o moral o retienes cuotas obrero-patronales o prestas servicios especializados. Es tu obligación como patrón obtener tu registro patronal.
¿Quiénes deben registrarse ante el IMSS como patrones?
Toda persona física o moral que se dedique a la prestación de servicios con empleados debe registrarse ante el IMSS como patrón. Esto incluye empresas de todos los tamaños, desde pequeños negocios hasta grandes corporativos.
El artículo 12 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización, dentro de su Capítulo I menciona:
Cualquier persona física o moral estará obligada a registrarse como patrón o sujeto obligado ante el Instituto a partir de que:
- Empiece a utilizar los servicios de uno o varios trabajadores
- Se constituya como sociedad cooperativa
- Inicie vigencia su convenio de incorporación celebrado por el Instituto y,
- Inicie vigencia el Decreto de incorporación que expida el Ejecutivo Federal en términos de la fracción III del artículo 12 de la Ley
¿Por qué es necesario el registro patronal?
El registro patronal o darse de alta como patrón es obligatorio según el artículo 15 de la Ley del Seguro Social. El artículo hace referencia a que el patrón “debe darse de alta como patrón y registrar a sus trabajadores. Además deben de comunicar los datos pertinentes (cambio de salario, altas y bajas) en un periodo no mayor a 5 días hábiles”.
Es necesario para que las empresas garanticen que sus empleados reciban las prestaciones establecidas por la legislación laboral mexicana. También permite al IMSS dar seguimiento a los pagos, contribuciones y otra información relacionada con las prestaciones de los empleados. Los patrones deben mantener su registro actualizado para evitar posibles multas o sanciones.
Específicamente, el registro patronal ante el IMSS es necesario para:
- Registros afiliatorios de trabajadores
- Modificaciones de trabajadores
- Modificaciones de salarios
- Pago de cuotas obrero-patronales ante el IMSS e INFONAVIT
- Cálculo de la prima de riesgo
- Cualquier otro trámite ante el IMSS
¿Qué es el Registro Patronal Único?
El Registro Patronal Único o RPU es un registro que es solicitado por parte de un patrón que cuenta con dos o más registros patronales ante el IMSS. Esto se da cuando el patrón ostente el mismo nombre o razón social pero en diferentes zonas geográficas o ubicaciones.
La finalidad del Registro Patronal Único es simplificar los movimientos afiliatorios o cambios de los trabajadores a través de un solo registro. Este registro lo puede realizar el mismo patrón, un sujeto obligado o un representante legal.
Una de las mayores ventajas del RPU es que se puede tramitar en línea, para ello es necesario contar con la siguiente información:
- Número patronal de identificación electrónica (NPIE)
- Registro patronal vigente
- Al menos un trabajador registrado
- El registro patronal no deberá estar asociado a ningún RPU anterior
Documentación necesaria
De acuerdo al IMSS, la documentación necesaria para realizar el trámite en línea y hacer el pre-registro son:
- Comprobante de domicilio del patrón
- Primer y última hoja del Poder Notarial para actos de dominio, de administración o poder especial en donde se especifique que puede realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS
- Hoja donde aparezca el nombre del representante legal
- Primera y última hoja de la Escritura Pública o Acta Constitutiva que contenga el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Hoja donde aparezca el nombre del representante legal
- Firma Electrónica Avanzada (FIEL) expedida por el SAT
Para los patrones que quieran realizar el trámite en una sucursal del IMSS, tendrán que contar con la siguiente documentación:
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del domicilio fiscal y/o Aviso de apertura de establecimiento. Copia.
- Comprobante del domicilio del centro de trabajo. Original y copia.
- Croquis de localización del domicilio del centro de trabajo. Original.
- Identificación oficial vigente del patrón. Original y copia.
- Clave Única de Registro de Población (CURP). Copia.
- En caso de contar con representante legal, Poder Notarial para actos de dominio, de administración o poder especial en donde se especifique que puede realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS. Original y copia.
- Identificación oficial vigente del representante legal. Original y copia.
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del representante legal. Copia.
- Clave Única de Registro de Población (CURP) del representante legal. Copia.
- Comprobante del domicilio fiscal. Original y copia.
- Solo en caso de reanudación de actividades; Aviso de Modificación de las empresas para el Seguro de Riesgos de Trabajo. Original y 2 copias.
- Solo en caso de inscribir trabajadores, deberá presentar el formato Aviso de Inscripción del trabajador. Original y 2 copias.
Cuando se finaliza el trámite para el registro patronal, el IMSS debe proporcionarte:
- Carta de términos y condiciones que te ayudará a utilizar la FIEL para trámites digitales ante el Instituto
- Acuse de recibo electrónico
- Aviso de Registro Patronal de Personas Morales
- Tarjeta de Identificación Patronal
Cómo se obtiene el registro patronal
Hay tres formas por las cuales un patrón puede realizar el trámite del registro patronal ante el IMSS:
- En línea: Puedes realizarlo todo el año y en cualquier horario. La documentación que necesitarás es:
- CURP
- FIEL
- Correo electrónico
- Presencial y en línea: Para realizar tu registro patronal es importante que sepas que anteriormente deberás de haber llenado un pre-registro en línea y en consecuencia, continuar el proceso en una subdelegación del IMSS
- Presencial: Puedes ir directamente a la subdelegación del IMSS que te corresponda
Costo del trámite
El registro patronal ante el IMSS es un trámite gratuito. Es importante destacar que como emprendedor o dueño de una empresa, nadie dentro del IMSS puede cobrarte por realizar dicho trámite.
Conclusión
El registro patronal ante el IMSS debe realizarse antes del primer día de pago. Es importante mencionar que el IMSS puede tardar hasta 5 días en darte un número de referencia para el registro patronal. Como patrón, es tu obligación tramitar el registro patronal y así estar al día con tus obligaciones patronales.
