Conocer la estructura de la nómina en México es fundamental para cumplir con las reglamentaciones a las que está sujeta el empleador. Se trata de un documento de carácter legal que conlleva una responsabilidad fiscal y laboral importante para la empresa.
Ciertamente, trabajar la nómina es complejo porque exige tener conocimiento de leyes laborales y fiscales; así como entender términos financieros y de contabilidad básica.
Es por ello que dejamos esta introducción al tema de nómina donde aclaramos las dudas más frecuentes en cuanto a su estructura y función.
¿Por qué la nómina en México tiene una estructura?
La nómina es un instrumento que permite efectuar el pago a cada uno de los empleados de la organización. En otras palabras, es un documento que especifica la cantidad de dinero que recibe cada trabajador durante un determinado tiempo.
A efectos de la empresa, la estructura de la nómina permite el registro ordenado de las percepciones y deducciones de cada colaborador, así como los beneficios extras acordados con el trabajador.
Existe una estructura de la nómina que contempla la información necesaria para su cálculo. Esto con el fin de apegarse al cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley de Seguridad Social (LSS) y el Código Fiscal de la Federación.
En México, la nómina es una obligación dispuesta en los siguientes artículos:
- Artículo 83 de Elaboración de Nómina de la LFT.
- Artículo 804 de la LFT.
- Artículo 15 de la LSS.
- Artículo 67 del Código Fiscal de la Federación.
Además, la estructura de nómina facilita trámites legales y agiliza los pagos de impuestos que deben asumirse como empleador
A medida que la cantidad de empleados se incrementa, el cálculo de nómina resulta más complicado. Ante este escenario, conviene servirse de una herramienta de payrolling, que permita administrar la nómina de manera precisa y eficiente.
Estructura de la nómina en México
Para realizar los pagos de forma correcta, la estructura de la nómina debe estar apegada a lo requerido por los entes fiscales y laborales. Por tanto debe considerar: percepciones, deducciones y periodicidad de la nómina.
Percepciones a pagar
Las percepciones o devengos engloban los ingresos brutos por concepto del trabajo y beneficios adquiridos por contrato. Son conceptos económicos variables que recibe un colaborador en calidad de subordinado; pueden ser en dinero o especies.
Ejemplo:
- Salario. Pago que contempla: salario base, prestaciones, indemnizaciones y complementos salariales.
- Reparto de utilidades. Porcentaje de las utilidades del ejercicio fiscal de la organización.
- Horas extra. Cuando un colaborador permanece después de concluida su jornada. Se contempla como un 200% del salario ordinario.
- Bonos. Percepciones extras por concepto de cumplimiento de metas, desempeño o antigüedad.
- Comisiones. Se calculan con base en un porcentaje de ingresos por ventas.
- Vacaciones.
- Primas. Tal es el caso de la prima vacacional y se refiere al monto extra que percibe el trabajador durante las vacaciones. Lo mínimo a contabilizarse debe corresponder a un 25% de su sueldo.
En la Ley Federal del Trabajo (LFT) se distinguen diversas percepciones. Algunas son obligatorias, por lo que el patrón debe asegurarlas; mientras que otras son opcionales. Tal es el caso de las comisiones, los bonos, incentivos por asistencia, entre otros.
Deducciones
Por su parte, las deducciones son todas aquellas retenciones que se realizan al trabajador. Son la parte que resta a los devengos salariales, acorde a las leyes pertinentes.
El artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo establece que los colaboradores tienen derecho a saber toda la información relacionada a las deducciones y sus conceptos. Ejemplo de retenciones son los Impuestos (SAT) y el Seguro Social (IMSS).
Además, hay diversas razones por las cuales se pueden hacer deducciones de nómina. Entre ellas:
- Pago de un préstamo realizado por la empresa.
- Abonos al INFONAVIT y FONACOT, si el trabajador obtiene un crédito.
- Caja de Ahorro.
- Fondo para el Retiro.
Sean cuales fueren las deducciones, el total no debe ser mayor al 30% del salario base, según el Artículo 110, fracción IV de la LFT. De lo contrario, podrías incurrir en sanción.
Periodicidad del pago
Las periodicidades de pago más implementadas en México son: quincenal y mensual, pero dependiendo del tipo de trabajo también pueden ser semanal y catorcenal y decenal.
Elementos del recibo de nómina
Los elementos que deben estar contenidos en el recibo de nómina son:
- Fecha.
- Datos de la empresa.
- Datos del empleado. Nombre completo del trabajador, Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y cargo que desempeña en la empresa.
- Periodicidad del pago.
- Total de percepciones.
- Total de retenciones.
- Incapacidad, ausencias justificadas por alguna enfermedad.
- Tipo de nómina.
- Tipo de salario.
- Salario integrado.
- Faltas.
- Jornada.
- Fecha de ingreso.
- Fecha de pago.
- Método de pago (debe quedar expreso si se hizo en efectivo o mediante transferencia electrónica).
- Pago neto.
- Lugar de emisión.
- Firma por parte de la empresa y firma del empleado, aunque es un formato digital, este apartado permanece.
- Sello digital del CFDI, SAT y cadena del Complemento de Certificación Digital del SAT.
Conclusión
Los datos que requiere una nómina fueron establecidos para controlar el cumplimiento de las obligaciones patronales y hacer transparente el ejercicio de pago a cada trabajador.
Es muy delicado el proceso de cálculo de las deducciones y retenciones aplicables, ya que las cantidades varían según el sueldo percibido. Sin embargo, al utilizar una herramienta de payrolling, gestionas eficazmente las nóminas.
Con tener todos los elementos de la estructura de la nómina de manera ordenada, aseguras la salud financiera y fiscal de tu empresa. Así mismo, logras presentar un documento detallado a tus trabajadores, tal como lo exige la ley.
Si te resulta confuso el orden correcto para presentar esta información, puedes ayudarte con una herramienta en línea, capaz de trabajar tu nómina sin importar la cantidad de empleados que tengas.
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