Un software de nómina es un tipo de programa que las empresas utilizan para gestionar las nóminas y el pago de impuestos de los colaboradores y de la empresa misma. Este tipo de software puede automatizar muchas tareas relacionadas con las nóminas, como el cálculo de los recibos o cheques de pago, las retenciones y las deducciones. Pero, ¿conoces los demás beneficios?

¿Qué es un software de nómina?

Un software de nómina es un tipo de programa que puede estar alojado en la nube o de forma local cuyo objetivo principal es ser la herramienta para el cálculo y gestión de la nómina. En pocas palabras, el software se encargará de compilar la información sobre sueldos, pagos, deducciones, impuestos, descuentos, horas extra y más, para una correcta gestión de nómina sin errores de cálculo.

Este tipo de software puede automatizar muchas tareas relacionadas con las nóminas, como el cálculo de los talones o cheques de pago, las retenciones y las deducciones. El software de nómina también puede ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de las horas de los empleados, las vacaciones y las bajas por enfermedad al igual que llevar un control de todos los datos.

Tanto pequeñas como medianas empresas pueden aprovechar los beneficios de los software de nómina para ahorrar tiempo y costos. Esto sucede porque la automatización de las tareas de nómina pueden realizarse con tan sólo subir la información necesaria de incidencias y en pocos minutos, obtener una nómina completa, sin errores de cálculo.

Además, el software de nómina puede ayudar a las empresas a cumplir con las leyes y reglamentos fiscales. Esto es importante porque el incumplimiento puede dar lugar a fuertes sanciones ante instituciones como el SAT o IMSS.

Funcionalidades que debe tener un software de nómina

Cuando una empresa cuenta con un software de nómina integrado y actualizado con las últimas novedades en la legislación, puede llevar sin problemas la nómina de la organización. Conozcamos más sobre qué otras funcionalidades debe tener un software de nómina.

En primer lugar, debe ser capaz de calcular las nóminas con precisión y rapidez. Esto incluye el cálculo de las nóminas, las retenciones y las deducciones. En segundo lugar, el software debe ser capaz de hacer un seguimiento de las horas de los empleados, las vacaciones y las bajas por enfermedad. Esta información es importante a efectos de cumplimiento. 

En tercer lugar, el software de nómina debe generar informes que sean fáciles de entender. Estos informes pueden ayudar a los gestores a tomar decisiones informadas sobre asuntos relacionados con las nóminas. Por último, el software de nóminas puede integrarse con otros sistemas de recursos humanos. Esta integración puede facilitar a las empresas la gestión de los datos de los empleados.

Otras funciones básicas con las que debe contar un buen software de nóminas es:

• Importación de CFDIs
• Configuración sencilla de la plataforma
• Captura de incidencias
• Obtención de montos exactos para pago de obligaciones de las organizaciones
• Consulta de reportes

Finalmente, una funcionalidad que debe ser clave para saber si un software de nómina es el indicado para ti es que ofrezca la facilidad de la auto-administración. Sí, el hecho de poder administrar de forma libre tu software de nómina sin el peligro de un mal cálculo hará totalmente la diferencia.

Un software de nómina como Payrolling puede ser la solución ideal para tu empresa. Contamos con más de 29 años de experiencia en el ramo de RRHH y estamos avalados por el IMSS.

Beneficio de tener un experto gestionando tu software de nómina

Tener un software de nómina y contar con la asesoría de un gestor de nóminas experto en la materia no es lo mismo. Quizá es uno de los beneficios más importantes que podrás tener con Payrolling. Una organización puede enseñar al encargado de nóminas el funcionamiento de un software pero tener la asesoría de expertos en la materia que podrán llevarte paso a paso, hará la diferencia entre una nómina sin errores de cálculo y al día con la normativa correspondiente, a una que puede ser expuesta a multas.

Otro beneficios de tener un asesor experto gestionando tu software de nómina es que puede ayudar a garantizar la exactitud y el cumplimiento. Esto es importante porque incluso un pequeño error puede dar lugar a fuertes sanciones. Otra ventaja es que los expertos pueden ofrecer asesoramiento sobre cómo utilizar el software de nóminas en todo su potencial. También pueden proporcionar apoyo en caso de cualquier problema. Por último, los expertos pueden ofrecer orientación sobre las actualizaciones y las nuevas funciones. Esto puede ser útil para mantener su sistema de nóminas actualizado.

¿Por qué las empresas usan los software de nómina?

Hay muchas razones por las que las empresas utilizan un software de nómina. Quizá la razón más obvia sea el ahorro de tiempo y dinero. El software de nómina puede automatizar muchas tareas relacionadas con las nóminas, como el cálculo de los talones de pago o las nóminas, las retenciones y las deducciones. Esta automatización puede liberar al personal para que se centre en otras tareas. 

Además, el software de nóminas puede ayudar a las empresas a cumplir con las leyes y reglamentos fiscales. Esto es importante porque el incumplimiento puede dar lugar a fuertes sanciones. Por último, el software de nóminas puede ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de los datos y el rendimiento de los empleados. Esta información puede utilizarse para tomar decisiones informadas sobre cuestiones relacionadas con las nóminas.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de nóminas?

Implementar el uso de un software de nómina en tu organización puede ofrecer muchas ventajas, entre ellas:

Son escalables

Una de las ventajas del software de nóminas es que puede ampliarse fácilmente para satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento. A medida que tu negocio crece, puedes añadir más usuarios al sistema o actualizarlo a un plan más completo. Esta escalabilidad puede ahorrarle tiempo y dinero a largo plazo.

Ofrecen un alto grado de precisión

Otra ventaja del software de nóminas es que puede ofrecer un alto grado de precisión. Esto es importante porque incluso un pequeño error en los cálculos de las nóminas puede dar lugar a fuertes sanciones. El software de nóminas puede ayudarle a evitar estos errores mediante la automatización de las tareas de nóminas y así evitar los errores humanos.

Son fáciles de usar

El software de nómina suele ser fácil de usar, incluso para aquellos que no son  familiarizados con los procesos de nómina. Esta facilidad de uso puede ahorrarte tiempo y dinero en costos de formación. Además, muchos sistemas de software de nóminas ofrecen asistencia en vivo y tutoriales en línea.

En Payrolling nos caracterizamos por ofrecer este beneficio a nuestros clientes.

Pueden ayudarle a ahorrar tiempo

Como se ha mencionado anteriormente, el software de nómina puede automatizar muchas tareas relacionadas con las nóminas. Esta automatización puede ahorrarle una cantidad significativa de tiempo, que podrá utilizar para centrarse en otros aspectos de la gestión de su empresa.

Pueden ayudarte a cumplir con las leyes fiscales

El software de nómina puede ayudarle a cumplir con las leyes y normativas fiscales. Esto sucede porque los software son actualizados acorde a las últimas normativas y reformas en materia fiscal. 

Son flexibles

Otra ventaja del software de nóminas es que la mayoría de los sistemas están diseñados para ser flexibles. Esto significa que puede adaptar el sistema a las necesidades específicas de su empresa. Por ejemplo, puede elegir qué funciones incluir en el sistema o con qué frecuencia se calculan las nóminas.

Ofrecen una variedad de informes

La mayoría de los sistemas de nóminas ofrecen una variedad de informes. Esta información puede ser útil para tomar decisiones informadas sobre cuestiones relacionadas con la nómina. Por ejemplo, puedes utilizar los informes para hacer un seguimiento de los datos o el rendimiento de los empleados.

Agilizan procesos

El software de nóminas puede ayudar a agilizar los procesos de nóminas. Esto se debe a que el software de nóminas puede automatizar muchas tareas de nóminas. Por ejemplo, el software de nóminas puede calcular los impuestos sobre las nóminas, preparar informes de nóminas y generar talones de pago.

Ofrecen una variedad de funciones

La mayoría de los sistemas de software de nóminas ofrecen una gran variedad de funciones. Esto significa que puede adaptar el sistema a las necesidades específicas de su empresa. Por ejemplo, puedes elegir qué funciones incluir en el sistema o con qué frecuencia se calculan las nóminas.

Pueden ahorrarte tiempo

El software de nóminas puede ahorrarle mucho tiempo al departamento de RRHH o Contabilidad. Mejor aún, para las pequeñas empresas significa una ayuda extensiva para un proceso que requiere de tiempo y dedicación. 

Evitas multas y recargos

El software de nóminas puede ayudarle a evitar sanciones y recargos. Esto al hacer un cálculo preciso de las incidencias de los colaboradores y al tener sistematizado el cálculo de nómina.

Ofrecen asistencia al cliente

La mayoría de los sistemas de software de nóminas ofrecen asistencia al cliente. Esto significa que puedes obtener ayuda de la empresa si tienes alguna pregunta o problema. 

Digitalización de procesos de nómina

Un software de nómina puede ayudar a pasar de un proceso manual y digitalizar los procesos de nóminas. Esto se debe a que el software de nóminas puede automatizar muchas tareas de nóminas. Por ejemplo, el software de nóminas puede calcular los impuestos sobre las nóminas, preparar informes de nóminas y generar talones de pago. Además, el software de nóminas pueden almacenar la información de los empleados electrónicamente. Esto puede facilitar el acceso y la gestión de los datos de las nóminas.

Mejora de la seguridad

Otra ventaja del software de nóminas es que la mayoría de los sistemas ofrecen una mayor seguridad. Esto significa que sus datos de nómina estarán más protegidos contra el acceso no autorizado. Esto es importante porque los datos de las nóminas suelen contener información sensible, como los Números de la Seguridad Social, RFC y los números de las cuentas bancarias.

Acceso remoto y multi-dispositivo

Con un software de nóminas, específicamente aquellos que se encuentran en la nube, se puede acceder desde cualquier lugar. Esto permite que el home office se vuelva posible y no retrase el proceso de la nómina. También, si eres emprendedor y tú eres el encargado de la gestión, significa tener la libertad de realizar las tareas de nómina desde cualquier dispositivo.

Son fáciles de usar

La mayoría de los software de nómina son fáciles de usar. Esto se debe a que a menudo vienen con instrucciones paso a paso o al menos, deberían de contar con la asesoría de un experto desde la contratación hasta el onboarding del software. En Payrolling nos aseguramos que no te quede ninguna duda sobre el uso de nuestro sistema.

Además, muchos sistemas de software de nóminas tienen una interfaz fácil de usar. Esto hace que sea fácil navegar por el sistema y encontrar la información que se necesita.

Ahorro de costos

El software de nóminas también puede ayudar a ahorrar dinero a la organización. Esto tiene dos razones: el pago puntual de obligaciones fiscales y el cálculo correcto de nómina, que evita errores de cálculo.

Beneficios de los software de nómina para los colaboradores

Si, los patrones y dueños de las organizaciones no son los únicos que se benefician directamente del uso de los software de nómina. Al garantizar el pago oportuno y sin errores de la nómina, los colaboradores pueden tener la seguridad de que la organización se preocupa por ellos y por su debida remuneración. 

De forma indirecta, el pago de nómina puntual ayuda a la moral de los colaboradores.

Conclusión

Un software de nóminas puede ofrecer muchas ventajas a las empresas y a los empleados. Puede automatizar las tareas relacionadas con las nóminas, como el cálculo de los impuestos, percepciones y deducciones, la preparación de informes de nóminas y la generación de recibos de pago. 

Además, el software de nóminas puede almacenar la información de los empleados electrónicamente. Esto puede facilitar a las empresas la gestión de los datos de las nóminas y a los empleados el acceso a la información de sus nóminas. 
Si estás en búsqueda de un software de nómina que se adecúe a las necesidades de tu organización y sea conocido por su excelente servicio y asesoría de gestores de nómina expertos en las legislaciones, no dudes en contactarnos.

El cargo ¿Qué es un software de nómina y sus beneficios? apareció primero en Payrolling.

En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la administración de nómina, cómo ayuda en otros procesos de RRHH y sobre todo, cómo mejorar tu propia gestión.

¿Qué es la administración de nómina?

Como su nombre indica, la administración de nómina implica todas las tareas asociadas a la correcta tramitación de las mismas así como su cálculo y un correcto control sobre las obligaciones fiscales y legales. Usualmente dentro de una organización y dependiendo del tamaño de la misma, tanto el departamento de RRHH o Contabilidad pueden encargarse de esta tarea.

La administración de nómina también se encarga de revisar que las contrataciones en una organización se realicen de forma correcta, siempre respetando el presupuesto designado para ello.

Dentro de la administración de nómina se incluye:

• Verificación de las horas trabajadas
• Cálculo de las percepciones y deducciones
• Cálculo de las retenciones fiscales
• Cuotas obrero-patronales
• Emisión de pagos
• Y mucho más

En algunos casos, los administradores de nóminas también pueden ser responsables de preparar informes de nóminas o de supervisar el cumplimiento de los impuestos sobre las nóminas.

Administración de nómina y gestión de nómina

Aunque la administración de nóminas y la gestión de nóminas suelen utilizarse indistintamente dentro del ramo, ambos conceptos describen las mismas actividades. Tanto la administración de nómina como la gestión de nómina están encargadas de las tareas de nómina y actividades relacionadas:

• Procesamiento de nómina
• Bonificaciones
• Comisiones
• Transacciones contables siempre relacionadas con la nómina
• Reclutamiento y selección
• Recaudación fiscal

Administración de nómina y maquila de nómina

Mientras que la administración de nómina es un servicio dentro de la organización realizado por un departamento dedicado a ello, la maquila de nómina es un servicio especializado que es contratado por fuera de la organización. Usualmente dicha contratación se hace con una empresa experta en la materia del cálculo de nómina.

La importancia de la administración de nóminas

La administración de nómina es fundamental para el éxito de cualquier organización. Se trata de una tarea que requiere dedicación, profesionalismo, seriedad y responsabilidad. ¿Por qué? El procesamiento preciso y oportuno de las nóminas es esencial para mantener la moral de los empleados y para que la empresa cumpla con las leyes y reglamentos aplicables. 

Además, una correcta administración de las nóminas puede ayudar a evitar costosos errores que pueden dar lugar a sanciones financieras o a cargos por multas debido a equivocaciones en cálculos..

¿Cuáles son los componentes esenciales de la administración de nóminas?

Hay tres componentes esenciales de la administración de nóminas: la recopilación de datos exactos, el cálculo preciso y el pago puntual.

La recopilación de datos es el proceso de recogida de información sobre los empleados, como las horas trabajadas, salarios, deducciones y los impuestos. Estos datos deben ser precisos para que los cálculos de las nóminas sean correctos. Los encargados de las nóminas pueden recoger estos datos manualmente o a través de un software de gestión de nóminas como Payrolling.

El cálculo es el proceso de utilizar los datos de la nómina para determinar la cantidad correcta de pago para cada empleado. En pocas palabras: el cálculo de la nómina. Esto incluye el cálculo de horas trabajadas, el pago de horas extras, el pago de vacaciones, las deducciones y los impuestos. Los administradores de nóminas deben ser muy detallistas para garantizar que todos los cálculos se realicen con precisión.

Finalmente, el pago es el proceso de emisión de pagos a los empleados. Los administradores de nóminas deben asegurarse de que todos los pagos se realicen a tiempo y de acuerdo con las leyes y normativas aplicables.

Los tres componentes de la administración de nóminas están interrelacionados y deben completarse a tiempo y con precisión para evitar errores de cálculo y multas.

Beneficios de la administración de nómina

La administración de las nóminas tiene muchos beneficios, entre ellos:

Gestión del Capital Humano

La administración de nómina es un componente clave de la gestión del Capital Humano. Ésta es el proceso de gestión del activo más valioso de una organización: su personal. La administración de las nómina es responsable de garantizar que los empleados reciban sus salarios con exactitud y puntualidad, lo que es esencial para mantener la moral y la productividad de los empleados.

Además, la administración de nómina puede ayudar a las organizaciones a evitar posibles responsabilidades legales asociadas a pagos de nóminas incorrectos o tardíos. Al cumplir con las leyes y reglamentos aplicables a las nóminas, los administradores de nóminas pueden ayudar a proteger a sus organizaciones de costosas multas y sanciones.

Optimización de procesos

La administración de la nómina puede optimizarse mediante el uso de un software de gestión de nóminas. Este tipo de software automatiza tareas relacionadas con las nóminas, como la recopilación de datos, el cálculo y el pago. Al automatizar estas tareas, los administradores de nóminas pueden reducir la cantidad de tiempo que dedican a su procesamiento, liberando su tiempo para otras tareas. Además, un software de gestión de nóminas puede ayudar a mejorar la precisión y el cumplimiento de las normas al eliminar los errores humanos.

Servicio especializado que puede ahorrar costos

Externalizar la administración de las nóminas a un servicio especializado como la maquila de nómina puede ahorrar a las organizaciones tiempo y dinero. Los servicios de nóminas pueden proporcionar asistencia experta en la recopilación de datos, el cálculo, el pago y el cumplimiento. 

Al contratar un servicio especializado para la administración de nómina como la maquila de nómina, las organizaciones pueden centrarse en sus actividades empresariales principales y, al mismo tiempo, garantizar un procesamiento de las nóminas preciso y conforme a las normas.

Foco en tu negocio

La elección de externalizar la administración de nómina puede ser una decisión empresarial inteligente. Puede ahorrar tiempo y dinero a tu organización, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas sobre nóminas. Cuando se logra la asociación con un servicio de nóminas, puedes centrarte en tus actividades empresariales principales mientras que un experto se encarga de la gestión de nómina.

Nuestro equipo de expertos en Payrolling puede proporcionarte asistencia en la recopilación de datos, el cálculo, el pago y el cumplimiento. Ponte en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudar a tu organización a agilizar su proceso de nóminas.

Pagos a tiempo

Uno de los aspectos más importantes de la administración de nómina es garantizar que todos los pagos se realicen a tiempo. Esto incluye los salarios, las primas, las comisiones, la paga de vacaciones y otros tipos de compensación. Los administradores de nóminas deben disponer de un sistema para hacer un seguimiento de la remuneración de los empleados y asegurarse de que todos los pagos se procesan con precisión y a tiempo.

Las sanciones por pagos de nóminas tardíos o incorrectos pueden ser costosas, por lo que es importante evitarlas siempre que sea posible. Para ayudar a garantizar que los pagos de las nóminas sean puntuales y precisos, considera la posibilidad de utilizar un software de gestión de nóminas. Este tipo de software automatiza muchas tareas.

Mejora de la moral de los empleados

Los empleados a los que se les paga con exactitud y a tiempo tienen más probabilidades de estar satisfechos con su trabajo y es menos probable que busquen otro empleo.

Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables

Una correcta administración de nómina debe asegurarse de que la empresa cumpla con todas las leyes y reglamentos pertinentes en materia de nóminas. Como lo hemos mencionado, al no hacerlo puede acarrear costosas multas. Además, unos registros de nóminas precisos pueden ayudar a las organizaciones a defenderse de posibles desafíos legales.

Evitas multas y recargos

La administración precisa de las nóminas puede ayudar a evitar errores que podrían dar lugar a pagos excesivos o insuficientes a los empleados, así como a cargos por intereses de mora como por ejemplo en cuotas obrero-patronales.

¿Cómo un software de nómina eficientiza tu proceso de nómina?

Un software de gestión de nóminas puede ayudar a agilizar su proceso de nóminas de varias maneras. Al automatizar la recogida de datos, el cálculo y el pago, el software de nóminas puede ahorrarle tiempo y ayudarle a evitar errores. El software se encargará de calcular de forma automática el pago puntual así como saber los montos totales por empleado. ¿Lo mejor? Un software de nómina efectivo te permitirá hacer el timbrado de nómina.

Los software de gestión de nóminas son una herramienta esencial para cualquier organización que quiera mejorar su proceso de nóminas. Ponte en contacto con nosotros para saber cómo nuestro software de nóminas puede ayudar a su organización a agilizar sus procesos de cálculo.

¿Cómo administrar tu nómina de forma eficiente?

El pago puntual de nóminas en cualquier organización es un paso clave para asegurar el éxito de la misma. A la par, el pago puntual de obligaciones fiscales y cuotas obrero-patronales evitan posibles multas y recargos. La administración de nómina es un proceso clave en tu organización.

Para que garantices que todos los pagos se realicen a tiempo y con precisión, opta por el uso de un software de gestión de nóminas. ¿Cómo hacerlo de forma eficiente?

1. Realiza las importaciones de los CFDIs
2. Configura el software de nómina
3. Captura las incidencias de los colaboradores
4. Obtén los pagos de nómina al instante

Si sigues estos pasos con la ayuda de un software de gestión de nóminas, podrás asegurarte de que tu proceso de nóminas es eficiente y preciso.

Conclusión

La administración de las nóminas es esencial para el éxito de cualquier organización. El procesamiento preciso y puntual de las nóminas es esencial para mantener la moral de los empleados y para que la empresa cumpla con las leyes y reglamentos aplicables. Además, una correcta administración de nómina puede ayudar a evitar costosos errores que pueden dar lugar a sanciones financieras o cargos por intereses.

El software de gestión de nóminas es una herramienta esencial para los administradores de nóminas. Este tipo de software automatiza muchas tareas relacionadas con las nóminas, como la recopilación de datos, el cálculo y el pago.

Si eres responsable de la gestión de nómina en tu empresa, trabaja con un software de nóminas avalado por el IMSS y gestionado por una organización líder en Recursos Humanos. Contáctanos.

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Dado que las prioridades en una organización pueden hacer que esta actividad sea delegada en un externo, es necesario comprender los parámetros legales del servicio. 

De hecho, ha de existir un contrato aceptado por ambas partes que dé cumplimento a la Ley Federal del Trabajo (LFT) y las obligaciones hacia las dependencias. 

Acá te explicamos algunos parámetros que se deben considerar en esta actividad.

Leyes y códigos aplicables a la maquila de nómina

LFT

Las nóminas en México son un documento de carácter legal, regidas principalmente por la Ley Federal del Trabajo. 

Dicha ley, en su artículo 804, establece que el patrono está en obligación de conservar y exhibir (si hay demanda laboral), los contratos de trabajo, las nóminas y comprobantes de pagos de cada colaborador.

Aparte, desde abril de 2021, la reforma a la LFT establece que los salarios mínimos no podrán estar debajo de la inflación; esto en lo que corresponde al periodo de su vigencia.

INFONAVIT

Ente gubernamental que ofrece alternativas de financiación para comprar vivienda, adquirir un terreno o para remodelaciones y arreglos. El programa de créditos está diseñado para trabajadores activos que cumplan con una precalificación de 1080 puntos. 

Cuando hay una suspensión de crédito INFONAVIT durante un tiempo determinado, el monto correspondiente se vería reflejado en el salario del trabajador.

FONACOT

Crédito que permite adquirir productos o bienes de la mano del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores. 

Esta institución gubernamental ofrece una tarjeta o un monto en efectivo que puede emplearse en tiendas o establecimientos afiliados para la compra de materiales para el hogar u otros implementos.

Al igual que ocurre con el INFONAVIT, cuando se suspende un crédito FONACOT se ve reflejado en el pago del colaborador.

IMSS

El Instituto Mexicano del Seguro Social está a cargo de garantizar la salud de los adscritos, acorde a lo establecido en la Ley del Seguro Social.

Si una empresa cuenta con más de 300 trabajadores debe presentar ante el IMSS, un dictamen de cumplimiento de pagos a todos los trabajadores registrados ante el Instituto.

Para el cálculo de estas deducciones, las cuotas obrero-patronales considerarán el valor de la UMA; que en 2022 es de $96.22 pesos.

Aspectos legales que deben de estar alineados con la maquila de nómina

Auditorías

La empresa a cargo del servicio de maquila de nómina no tiene responsabilidad legal, pero sí está comprometida a entregar la documentación solicitada por el cliente; relacionada al pago de sueldos, salarios, obligaciones, entre otras.

Modificaciones ante el IMSS

De conformidad con el artículo 15 de la Ley de Seguro Social, el patrón debe realizar la notificación de cambios. Esto se refiere a los movimientos afiliatorios, bajas, altas u otras modificaciones. 

Cálculo de impuestos

El servicio de maquila de nómina provee al cliente los datos necesarios para que pueda realizar el pago de impuestos; incluyendo aquellos federales o estatales vigentes en el estado en el que se encuentre. Tal es el caso del Impuesto Sobre Nómina (ISN).

Recibos fiscales

La empresa debe entregar recibo de nómina; sea de forma física o digital, de acuerdo con el artículo 101 de la ley LFT.

Pagos extraordinarios

Para el pago de nóminas extraordinarias, se debe cumplir mínimo con lo establecido en la Ley Federal del Trabajo. No obstante, el cliente puede fijar datos (más dinero) que superen lo establecido en la ley. Entre los pagos extraordinarios entran: finiquitos y liquidaciones, pago de utilidades o bonificaciones.

La empresa encargada de los pagos a los colaboradores, en este caso, el patrón, debe responder en tiempo y forma. El medio y periodicidad en que se hace este procedimiento debe establecerse en el contrato de maquila de nómina.

PTU

El PTU, que son las siglas de Participación de los Trabajadores en las Utilidades de la empresa, corresponde a la obligación que tienen los patrones de repartir un porcentaje de las utilidades logradas durante el año fiscal anterior. 

En conformidad con el artículo 122 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), el reparto de utilidades debe realizarse después de pagar el impuesto anual; en un plazo máximo de 60 días.

A raíz de la Reforma de Subcontratación del 21 de abril de 2021, para este 2022 los colaboradores podrán recibir las utilidades como se marcan en la nueva fracción VIII de la LFT; adición realizada al artículo 127 de la Ley Federal del Trabajo.

En ese sentido, el PTU sube a un promedio de 57 días, esto representa un aumento de 2.59 veces más de lo que recibían anteriormente. Actualmente, los patrones deben repartir el 10% de las ganancias anuales entre sus colaboradores.

Un punto importante a destacar es que la empresa encargada del servicio de maquila de nómina, debe apegarse a la ley de protección de datos. Por tanto, todos los datos del personal, salarios o cardex son responsabilidad del cliente.

Conclusión

En México, la maquila de nóminas no solo debe cumplir con la Ley Federal de Trabajo y La Ley del Impuesto Sobre la Renta; los procedimientos deben contemplar las disposiciones de otras autoridades mexicanas como son: el IMSS; el INFONAVIT; el FONACOT; el Código Fiscal de la Federación; la Ley de Protección de Datos Personales y la Ley de Protección al Consumidor.

Por eso es importante tener detalle de todos los impuestos involucrados, a fin de no perjudicar el ingreso del trabajador y evitar el incumplimiento por parte de la empresa contratante. 

Entre los errores más comunes en los que hay que poner lupa están: duplicidad de datos; imprecisión de cálculo; omisión de impuestos y desactualización en las nuevas disposiciones legales.

Por ello, es usual que las empresas se apoyen en la maquila de nóminas. Es una carga de trabajo que implica dedicar mucho tiempo; además suele requerir inversión en capacitación y softwares especializados, que permitan automatizar y estandarizar el proceso.

Como muchas empresas no tienen la capacidad o herramientas, subcontratar este servicio es una forma eficaz de optimizar el área de RRHH. Además, evitas el riesgo de incumplimiento o errores que lleven a sanciones que perjudiquen a la empresa y el personal. 
Los aspectos legales de la maquila de nómina son importantes no sólo para la empresa contratante, también para la empresa especializada en este servicio. En Payrolling contamos con un sistema de maquila de nóminas para pequeñas, medianas y grandes empresas que está al día con las regulaciones en México.

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En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre el payrolling y cómo puede acelerar e impactar de forma positiva el cálculo de tu nómina.

¿Qué es el payrolling?

El payrolling, payroll o maquila de nómina es la contratación de una empresa de servicios especializados para el cálculo de la nómina de cada uno de tus colaboradores con total apego a las disposiciones fiscales, laborales y legales en México.

Este tipo de servicio especializado está avalado por las autoridades competentes en México y considera el pago de impuestos, obligaciones patronales, retenciones así como prestaciones de ley, primas vacacionales, utilidades, aguinaldos y prestaciones otorgadas por la empresa contratante.

Por lo general, en México puedes contratar a una empresa de servicios especializados de payrolling mediante tres dinámicas:

1. Contratación de una empresa para realizar el payrolling de tu organización: Dicha empresa tomará todas las actividades y gestiones que conlleva el cálculo de nómina y con anticipación compartirá con la empresa contratante los recibos de nómina. También esta dinámica (acorde al contrato celebrado por ambas partes) dará asesoría en temas fiscales, de seguridad social y legales.
2. Contratación de un sistema de payrolling: Esta modalidad de contratación está dirigida para organizaciones que tienen un  departamento de Recursos Humanos pero quieren agilizar el cálculo de nóminas al integrar soluciones tecnológicas al proceso.
3. Contratación de un sistema de payrolling en empresas con poco personal en el departamento de Recursos Humanos: Esta dinámica de contratación usualmente está dirigida a PyMes, empresas que debido a su tamaño, cuentan con una persona o pocas para la gestión de nóminas.

¿Por qué se recomienda el payrolling para el cálculo de nómina?

Las principales ventajas de contratar un servicio de payrolling son:

1. Reduce el tiempo dedicado al cálculo de nóminas, ya que éste es gestionado por una empresa externa que cuenta con todas las herramientas, conocimientos y experiencia en gestión de personal. En otros casos, se ayudan de un sistema de payrolling actualizado a todas las disposiciones de Ley.

2. La empresa de payrolling se encarga de que cada pago se realice a tiempo y cumpliendo la legislación vigente. Sin embargo debemos recordar que el pago efectuado siempre será hecho por la empresa contratante, jamás por la empresa de payrolling. Esto acorde a la Ley.

3. Con el servicio de payrolling se pagarán puntualmente todos los impuestos, como los relacionados con la seguridad social, IMSS, SAT y el INFONAVIT.

4. La empresa que presta el servicio de maquila de nómina se encarga de actualizar los beneficios de cada empleado, por lo que no tendrás que preocuparte por este aspecto. Sin embargo, la empresa contratante debe informar sobre altas, bajas o modificaciones en la plantilla laboral.

5. Las empresas de maquila de nóminas o payrolling cuentan con personal especializado en Recursos Humanos, por lo que pueden asesorar sobre cualquier cuestión relacionada con el cálculo de las nóminas, los impuestos o la legislación laboral.

6. En el caso de que un empleado abandone la empresa o en su caso, haya un despido justificado, la empresa de payrolling se encargará del cálculo de finiquito o liquidación así como pago de utilidades anteriores, vacaciones y más.

Beneficios del payrolling

Hay algunas razones por las que se recomienda que las organizaciones contraten a empresas especializadas en payrolling o maquila de nómina:

• Puedes ahorrar tiempo
• Los servicios de payrolling son deducibles
• Aseguras el pago de nóminas en tiempo y forma
• Evitas errores de cálculo y al mismo tiempo posibles multas por estos mismos errores
• Cumples con las normativas legales y fiscales
• Obtienes un aliado especializado en Recursos Humanos y cálculo de nómina
• Puedes tener más productividad en tu departamento de Recurso Humano al quitarle estas tareas, así se enfoca en otras.

¿Qué servicios se pueden cubrir con payrolling?

• Cálculo de nómina acorde al periodo de pago: semanal, catorcenal, quincenal o mensual
• Determinación del ISR retenido por salarios
• Correcto timbrado de la nómina de los empleados
• Movimientos en IMSS
• Retenciones del IMSS e INFONAVIT
• Cálculo de percepciones y deducciones

¿Cómo empiezo con la gestión de nóminas?

Si está preparado para empezar a utilizar un sistema de nóminas o payrolling, conoce Payrolling y regístrate para obtener una asesoría. A partir de ahí, podrás añadir a tus empleados y empezar a procesar las nóminas de forma interna. Si tienes alguna pregunta, nuestro equipo de soporte está siempre dispuesto a ayudar.

Conclusión

La nómina es un paso extremadamente importante en la gestión de los Recursos Humanos, sin embargo, a menudo puede ser un proceso que consume mucho tiempo y recursos para tu organización. Es en esos momentos cuando el payrolling se convierte en un aliado.

Con Payrolling podrás agilizar la administración y cálculo de nómina de tu organización al obtener un sistema de maquila de nómina con gestión autoadministrable, sin intermediarios y en la nube.

Uno de nuestros diferenciadores más importantes es que contarás con la asesoría de un ejecutivo que te guiará en el paso a paso de tu proceso de nóminas. Contáctanos y descubre lo sencillo que puede volverse el cálculo de nóminas.

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