Toda empresa en México está en obligación de generar y enviar a cada empleado su recibo de nómina, luego de efectuado el pago de su salario. Este documento puede generarse mediante la página del SAT, de forma individual. También hay softwares encargados de procesar todos los recibos de tus colaboradores de manera automatizada y hacer el envío por correo electrónico.
Si participas en este proceso y no estás muy familiarizado, te será útil tener la información que hemos recabado y un ejemplo de recibo de nómina.
¿Qué es un recibo de nómina en México?
El recibo de nómina es el comprobante de pago que recibe el empleado por parte del patrón, como remuneración a su trabajo en la empresa. En este soporte se especifican los montos de pagos, deducciones y contribuciones en el periodo de pago establecido para cada trabajador.
Para que este documento tenga validez, debe estar firmado por el trabajador, a efectos de avalar que el pago fue realizado.
Por su parte, el empleador debe certificar este Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en tiempo y forma. De lo contrario, las autoridades fiscales podrán imponer multas o sanciones.
Este proceso se le conoce como timbrado, una certificación fiscal digital que realiza un proveedor autorizado. Con ello, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) le otorga validez oficial
Función del recibo de nómina
En el sentido estricto de la generación del formato, el recibo de nómina tiene por función dejar constancia del pago de salarios y validar ante el SAT el ejercicio en determinado periodo.
A su vez, sirve al empleado, ya que tiene comprobante de sus pagos y control de las deducciones (impuestos, caja de ahorro, seguro); así como de algún crédito.
En este último punto, el recibo de nómina representa un respaldo importante a la hora de muchos trámites, como es la solicitud de un préstamo, tarjeta de crédito o crédito hipotecario. Suele ser un requisito importante para las entidades financieras por varias razones:
- Comprueban que hay una relación laboral vigente. Ante una mala práctica de laborar para una empresa sin firmar un contrato, el recibo de nómina es la manera óptima de demostrarlo.
- Se aseguran de que el cliente cuenta con solvencia para asumir un adeudo.
- Conocen la capacidad de endeudamiento y estabilidad financiera, según las condiciones del crédito. El recibo de nómina es el medio más determinante a la hora de comprobar los ingresos.
Es indispensable contar con el recibo de nómina para aclarar cualquier duda o irregularidad con el responsable de calcular los salarios.
Elementos del recibo de nómina
En todo recibo de nómina debe aparecer un mínimo de información relativa a la empresa y al empleado. Esta es:
- Fecha
- Datos de la empresa.
- Datos del empleado.
- Faltas
- Incapacidad, ausencias justificadas por alguna enfermedad.
- Tipo de nómina
- Tipo de salario
- Salario integrado
- Jornada
- Fecha de ingreso
- Fecha de pago
- Periodicidad del pago
- Total de percepciones
- Total de retenciones
- Método de pago
- Pago neto
- Firma del empleado, aunque es un formato digital, este apartado permanece.
- Sello digital del CFDI, SAT y cadena del Complemento de Certificación Digital del SAT.
Con relación al método de pago, debe quedar expreso si se hizo en efectivo o mediante transferencia electrónica.
Aparte, los recibos de empleados y colaboradores de la empresa deben guardarse por un periodo mínimo de 5 años. Esto con el fin de tener respaldo ante posibles auditorías.
Ejemplo de recibo de nómina
El formato del comprobante puede variar de una empresa a otra. Sin embargo, debes tener claridad de los datos a reflejar de la empresa y del colaborador; incluyendo los conceptos obligatorios para su validación. Acá te dejamos datos con ejemplo de recibo de nómina.
1. Datos de la empresa
- Nombre o Razón Social de la empresa.
- Domicilio Fiscal. La dirección donde está ubicada y/o se dio de alta la empresa.
- Registro Federal de Contribuyentes de la empresa (RFC).
- Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Debe contener: fecha y hora de certificación, el número de certificado emisor, folio fiscal, número de serie del certificado del SAT, condiciones de pago (ejemplo: contado), y la forma de pago (ejemplo: en una sola exhibición).
- Periodicidad del pago. Si es semanal, quincenal o mensual.
2. Datos del empleado
Aparte de lo que vimos en el apartado anterior de los elementos a incluir, hay datos básicos que no varían del trabajador y deben estar reflejados en cada recibo. Estos son: nombre, cargo, departamento, Registro Federal de Contribuyente (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP), Número de Seguridad Social (IMSS).
En cuanto a la información variable, están las percepciones, que corresponden a todos los ingresos del trabajador por concepto del trabajo y beneficios. Ejemplo:
- Sueldo
- Prestaciones sociales al trabajador
- Prestaciones laborales
- Horas extra
También están las deducciones, que son todos los conceptos por los cuales se retiene parte del pago del trabajador, acorde a las leyes pertinentes. Ejemplo:
- Retención de Impuestos (SAT)
- Retención de Seguro Social (IMSS)
La forma en que se presenta la información en un recibo de nómina es importante, pero lo delicado está en el cálculo de las deducciones y retenciones aplicables por ley. Esto debido a que las cantidades varían según el sueldo percibido.
Además, se encuentran las bonificaciones y prestaciones que se registran aparte del salario corriente; por lo que no requieren estar en el recibo de nómina.
Si te resulta confuso el orden correcto para presentar esta información, puedes consultar algunas plantillas o ejemplos disponibles en internet.
Conclusión
Un recibo de nómina es un documento fiscal de suma importancia, tanto para la empresa como para el empleado o colaborador de la organización.
En ese sentido, se recomienda estar asesorado por un experto o delegar la tarea en un equipo especializado en esta labor. También puedes conocer las ventajas de contar con la asesoría de expertos en maquila de nómina como en Payrolling. Nos encargamos de todo.
Por un lado, la omisión de datos exigidos para la certificación retrasarán el trámite que es obligatorio. Además, cualquier error en el cálculo del salario del trabajador podría perjudicar los ingresos o aportaciones del trabajador y acarrear demandas.
Contar con servicios especializados para la gestión de pagos en la empresa te ayudarán a enfocar las acciones del personal en el core business.
