El servicio de maquila de nómina es muy útil para las empresas. Nos referimos al proceso de cálculo de la nómina del personal e impuestos (laborales y de seguridad social); que hace una empresa especializada a una empresa contratante.
Dado que las prioridades en una organización pueden hacer que esta actividad sea delegada en un externo, es necesario comprender los parámetros legales del servicio.
De hecho, ha de existir un contrato aceptado por ambas partes que dé cumplimento a la Ley Federal del Trabajo (LFT) y las obligaciones hacia las dependencias.
Acá te explicamos algunos parámetros que se deben considerar en esta actividad.
Leyes y códigos aplicables a la maquila de nómina
LFT
Las nóminas en México son un documento de carácter legal, regidas principalmente por la Ley Federal del Trabajo.
Dicha ley, en su artículo 804, establece que el patrono está en obligación de conservar y exhibir (si hay demanda laboral), los contratos de trabajo, las nóminas y comprobantes de pagos de cada colaborador.
Aparte, desde abril de 2021, la reforma a la LFT establece que los salarios mínimos no podrán estar debajo de la inflación; esto en lo que corresponde al periodo de su vigencia.
INFONAVIT
Ente gubernamental que ofrece alternativas de financiación para comprar vivienda, adquirir un terreno o para remodelaciones y arreglos. El programa de créditos está diseñado para trabajadores activos que cumplan con una precalificación de 1080 puntos.
Cuando hay una suspensión de crédito INFONAVIT durante un tiempo determinado, el monto correspondiente se vería reflejado en el salario del trabajador.
FONACOT
Crédito que permite adquirir productos o bienes de la mano del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores.
Esta institución gubernamental ofrece una tarjeta o un monto en efectivo que puede emplearse en tiendas o establecimientos afiliados para la compra de materiales para el hogar u otros implementos.
Al igual que ocurre con el INFONAVIT, cuando se suspende un crédito FONACOT se ve reflejado en el pago del colaborador.
IMSS
El Instituto Mexicano del Seguro Social está a cargo de garantizar la salud de los adscritos, acorde a lo establecido en la Ley del Seguro Social.
Si una empresa cuenta con más de 300 trabajadores debe presentar ante el IMSS, un dictamen de cumplimiento de pagos a todos los trabajadores registrados ante el Instituto.
Para el cálculo de estas deducciones, las cuotas obrero-patronales considerarán el valor de la UMA; que en 2022 es de $96.22 pesos.
Aspectos legales que deben de estar alineados con la maquila de nómina
Auditorías
La empresa a cargo del servicio de maquila de nómina no tiene responsabilidad legal, pero sí está comprometida a entregar la documentación solicitada por el cliente; relacionada al pago de sueldos, salarios, obligaciones, entre otras.
Modificaciones ante el IMSS
De conformidad con el artículo 15 de la Ley de Seguro Social, el patrón debe realizar la notificación de cambios. Esto se refiere a los movimientos afiliatorios, bajas, altas u otras modificaciones.
Cálculo de impuestos
El servicio de maquila de nómina provee al cliente los datos necesarios para que pueda realizar el pago de impuestos; incluyendo aquellos federales o estatales vigentes en el estado en el que se encuentre. Tal es el caso del Impuesto Sobre Nómina (ISN).
Recibos fiscales
La empresa debe entregar recibo de nómina; sea de forma física o digital, de acuerdo con el artículo 101 de la ley LFT.
Pagos extraordinarios
Para el pago de nóminas extraordinarias, se debe cumplir mínimo con lo establecido en la Ley Federal del Trabajo. No obstante, el cliente puede fijar datos (más dinero) que superen lo establecido en la ley. Entre los pagos extraordinarios entran: finiquitos y liquidaciones, pago de utilidades o bonificaciones.
La empresa encargada de los pagos a los colaboradores, en este caso, el patrón, debe responder en tiempo y forma. El medio y periodicidad en que se hace este procedimiento debe establecerse en el contrato de maquila de nómina.
PTU
El PTU, que son las siglas de Participación de los Trabajadores en las Utilidades de la empresa, corresponde a la obligación que tienen los patrones de repartir un porcentaje de las utilidades logradas durante el año fiscal anterior.
En conformidad con el artículo 122 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), el reparto de utilidades debe realizarse después de pagar el impuesto anual; en un plazo máximo de 60 días.
A raíz de la Reforma de Subcontratación del 21 de abril de 2021, para este 2022 los colaboradores podrán recibir las utilidades como se marcan en la nueva fracción VIII de la LFT; adición realizada al artículo 127 de la Ley Federal del Trabajo.
En ese sentido, el PTU sube a un promedio de 57 días, esto representa un aumento de 2.59 veces más de lo que recibían anteriormente. Actualmente, los patrones deben repartir el 10% de las ganancias anuales entre sus colaboradores.
Un punto importante a destacar es que la empresa encargada del servicio de maquila de nómina, debe apegarse a la ley de protección de datos. Por tanto, todos los datos del personal, salarios o cardex son responsabilidad del cliente.
Conclusión
En México, la maquila de nóminas no solo debe cumplir con la Ley Federal de Trabajo y La Ley del Impuesto Sobre la Renta; los procedimientos deben contemplar las disposiciones de otras autoridades mexicanas como son: el IMSS; el INFONAVIT; el FONACOT; el Código Fiscal de la Federación; la Ley de Protección de Datos Personales y la Ley de Protección al Consumidor.
Por eso es importante tener detalle de todos los impuestos involucrados, a fin de no perjudicar el ingreso del trabajador y evitar el incumplimiento por parte de la empresa contratante.
Entre los errores más comunes en los que hay que poner lupa están: duplicidad de datos; imprecisión de cálculo; omisión de impuestos y desactualización en las nuevas disposiciones legales.
Por ello, es usual que las empresas se apoyen en la maquila de nóminas. Es una carga de trabajo que implica dedicar mucho tiempo; además suele requerir inversión en capacitación y softwares especializados, que permitan automatizar y estandarizar el proceso.
Como muchas empresas no tienen la capacidad o herramientas, subcontratar este servicio es una forma eficaz de optimizar el área de RRHH. Además, evitas el riesgo de incumplimiento o errores que lleven a sanciones que perjudiquen a la empresa y el personal.
Los aspectos legales de la maquila de nómina son importantes no sólo para la empresa contratante, también para la empresa especializada en este servicio. En Payrolling contamos con un sistema de maquila de nóminas para pequeñas, medianas y grandes empresas que está al día con las regulaciones en México.
